Wenn Sie mit dem primedocs Add-In für Word, PowerPoint und/oder Excel vertraut sind, werden Sie feststellen, dass das Add-In für Outlook ein wenig anders beginnt. Das liegt daran, dass das Add-In nicht wirklich in den Prozess des Beantwortens von Mails, des Überprüfens von Postfächern usw. eingebunden ist. Es wird erst dann aktiv, wenn Sie eine E-Mail schreiben (oder beantworten/weiterleiten).

Outlook Hauptfenster

Im Hauptfenster von Outlook sehen Sie also Folgendes:

Open

Schaltfläche E-Mail-Vorlagen

Der einzige Indikator für primedocs ist die Schaltfläche "E-Mail-Vorlagen" mit dem primedocs Signet.

Beim Klick dieser Schaltfläche stehen im entsprechenden Abschnitt E-Mail-Vorlagen zur Auswahl, falls Ihre Organisation schon welche bereitgestellt hat. Um eine E-Mail aus einer Vorlage zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Vorlage. Die Nachricht können Sie anschliessend ausfüllen und versenden.

Der Abschnitt primedocs enthält eine Verknüpfung zu primedocs desktop sowie zu diesem Endbenutzer-Handbuch.

Neue E-Mail Nachricht

Ist eine neue Nachricht geöffnet, kommt das primedocs Outlook Add-In ins Spiel:

Open

Gruppe primedocs

primedocs / Speichern / Empfänger / Profil / Sprache

Der erste Teil der Multifunktionsleiste ist identisch mit dem Add-In in Word, PowerPoint und Excel.

Signaturen

Die Dropdown-Schaltfläche "Signaturen" befindet sich nur im Outlook. Hier können Sie auswählen, welche E-Mail-Signatur Sie verwenden möchten, falls die Standard-Signatur nicht passen sollte. Je nach Konfiguration, können Sie zwischen einer internen und einer externen Signatur oder noch weiteren wählen. Die interne Signatur ist in der Regel viel kürzer und enthält keine allgemeinen Kontaktinformationen des Unternehmens.

Gruppe Inhalt

Textbausteine

Diese Schaltfläche holt dieselbe Seitenleiste hervor wie in Word. Das heisst, Sie finden hier wieder die genau gleichen Textbausteine, die Sie in Word angelegt haben. Umgekehrt funktioniert das natürlich genau so.

Signatur

Die Schaltfläche "Signatur" ist lediglich ein "Ein/Aus"-Schalter, mit dem Sie die Signatur anzeigen lassen können oder nicht.

Kampagne

Unterhalb der Schaltfläche "Signatur" finden Sie die Dropdown-Schaltfläche "Kampagne". Hier können Sie ein Kampagnenbanner auswählen, der in die Signatur Ihrer Nachricht eingefügt werden soll - vorausgesetzt, Ihre Organisation stellt laufende E-Mail-Kampagnen zur Verfügung.

Autosignatur

Das Kontrollkästchen "Autosignatur" ist standardmässig aktiviert und funktioniert folgendermassen: wenn es aktiviert ist, werden die Empfänger Ihrer E-Mail überprüft. Handelt es sich nur um interne Adressen, wird automatisch auf die interne Signatur umgeschaltet. Sobald jedoch eine externe E-Mail-Adresse erkannt wird, wird automatisch auf die externe Signatur umgeschaltet (da Outlook nicht die Möglichkeit hat, selektive Signaturen an Empfänger zu senden).

Gruppe Formatierung

Die Textformatierungswerkzeuge entsprechen den Standardwerkzeugen von Outlook. Diese stehen ebenfalls hier zur Verfügung, damit Sie, ohne die Ribbons hin- und herschalten zu müssen, arbeiten können.

Gruppe Fertigstellung

Rechtschreibung

Diese Schaltfläche führt eine Rechtschreibprüfung für Ihre Nachricht durch.

Datei anhängen

"Datei anhängen" öffnet ein Dropdown-Menü der zuletzt geöffneten Dateien und ermöglicht es Ihnen, diese Dateien direkt anzuhängen - oder, wenn Sie es vorziehen, nach einer bestimmten Datei zu suchen und diese anzuhängen.

Element anfügen

Die Dropdown-Schaltfläche "Element anhängen" ist ähnlich wie “Datei anhängen”, umfasst aber auch Visitenkarten und andere Elemente.

Namen überprüfen

Diese Schaltfläche ist sehr nützlich: Sie können eine Liste von Namen hinzufügen und nach Klick auf dieser Schaltfläche wird Outlook versuchen, die Namen mit den bekannten E-Mail-Adressen abzugleichen. So lässt sich eine E-Mail schnell und einfach adressieren. Dafür gibt es ein Tastaturkürzel: Ctrl+K.

Gruppe Markierungen

Nachverfolgung

Mit "Nachverfolgung" können Sie eine E-Mail zur Nachverfolgung kennzeichnen, indem Sie das in Outlook integrierte Kennzeichnungssystem verwenden, das automatisch eine Aufgabe erstellt.

Wichtigkeit: hoch / niedrig

Die beiden Markierungen "Wichtigkeit: hoch" und "Wichtigkeit: niedrig" kennzeichnen diese E-Mail entsprechend.