Brief generieren

Um ein Dokument aus der Brief-Vorlage zu generieren, doppelklicken Sie auf die entsprechende Vorlage.

Mehr Arten, wie Sie ein Dokument generieren können, finden Sie hier: primedocs desktop - Registerkarte "Vorlagen" | Neues Dokument generieren

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Eigenschaften-Dialog ausfüllen

Im Eigenschaften-Dialog, auch Forms-Dialog genannt, wird ein Fenster mit einer Dateneingabemaske geöffnet. Hier werden Eigenschaften zu einem bestimmten Dokument (z.B. Empfänger, Betreff, Datum, Beilagen) erfasst und so je nach Vorlage ganze Dokumente zusammengestellt.

Ergänzen Sie die gewünschten Angaben. Felder, die Sie ausfüllen müssen, werden entsprechend gekennzeichnet.

Mit dem Tabulator navigieren Sie bequem von Feld zu Feld. Sobald Sie alle Eigenschaften erfasst haben, klicken Sie auf OK. Sie haben auch zu einem späteren Zeitpunkt jederzeit die Möglichkeit, direkt über das erstellte Dokument auf den Eigenschaften-Dialog zuzugreifen und diesen anzupassen.

Schauen wir uns das an einem konkreten Beispiel an:

 

Open

 

Designfarben

Dieses Dropdown (1) wird nur angezeigt, wenn für die Organisation, welcher Ihr Profil zugewiesen ist, mehrere Designs zur Verfügung stehen.

Empfänger

In diesem Abschnitt wird der Empfänger des Briefs erfasst. Dieser “Container” erlaubt das Erstellen von Objekten (wie z. B. Empfängern) sowie das Suchen von Objekten in verschiedenen Datenquellen wie bespielsweise tel.search, Excel-Dateien oder anderen kundenspezifischen Datenschnittstellen.

Hier kann man wählen, ob man den Empfänger manuell erfassen möchte (2) oder ob man ihn in einer der Datenschnittstellen sucht (3).

Wie das genau bewerkstelligt wird, erfahren Sie weiter unten:

• Empfänger erfassen (2)

• Empfänger aus Datenschnittstelle holen (3)

Die Bezeichnungen des Abschnitts “Empfänger” im Beispiel können von den Bezeichnungen in Ihrer Lösung abweichen.

Restliche Eigenschaften

In diesem Beispiel werden im Abschnitt Parameter die restlichen Eigenschaften wie Betreff, Datum, Beilagen und die mitunterzeichnende Person angegeben.

Erfahren Sie hier, wie Sie ein Profil erstellen können, das bereits vor der Dokumentgenerierung die gewünschten zusätzlichen Profile für Unterschriften beinhaltet: primedocs desktop - Registerkarte "Organisation" | Neues Profil erstellen und Zusätzliche Profile hinzufügen

Eigenschaften: Empfänger

Empfänger erfassen

Sie möchten manuell einen neuen Empfänger erfassen? Klicken Sie im Abschnitt Empfänger auf die Schaltfläche +Erstellen (2).

Empfänger aus Datenschnittstelle hinzufügen

Sie möchten einen Empfänger über eine Datenschnittstelle hinzufügen? Klicken Sie im Abschnitt Empfänger auf die Schaltfläche Hinzufügen aus [Name der Datenschnittstelle] (2).

Empfänger suchen

Füllen Sie die zur Verfügung stehenden Suchparameter aus. Je mehr Angaben Sie machen, desto besser sind die Suchergebnisse. Klicken Sie danach auf Suchen.

Empfänger auswählen

Die Empfänger, die mit Ihren Kriterien übereinstimmen, werden nun in einer Liste angezeigt. Sie können nun einzelne oder mehrere Empfänger auswählen (das kommt auf die Konfiguration der Vorlage an). Wählen Sie einen Empfänger aus, indem Sie beim entsprechenden Eintrag einen Haken setzen.

Um die gewählten Empfänger zu übernehmen, klicken Sie auf Ausgewählte Einträge hinzufügen.

Kehren Sie zur Suche zurück mittels Klick auf die Schaltfläche “Zurück”.

Empfänger-Übersicht

Die ausgewählten Empfänger werden nun im Eigenschaften-Dialog angezeigt.