In der Registerkarte Vorlagen finden Sie alle Vorlagen im Bereich links, nach Gruppen sortiert. Beim Anwählen einer Gruppe erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen Vorlagen, welche in dieser Gruppe für Sie abgelegt sind. Beim Klick auf eine Vorlage, wird rechts die Vorschau für ein aus dieser Vorlage generiertes Dokument geöffnet.

Neues Dokument erstellen

Öffnen Sie eine Vorlagengruppe und suchen Sie die gewünschte Vorlage. Sie können nun aus der Vorlage auf folgende Arten ein Dokument generieren:

• entweder über die Schaltfläche Neues Dokument (1)

• direkt mit einem Doppelklick auf den Titel der Vorlage (2)

• mit einem Doppelklick auf die Vorschau (3)

• oder mit einem Rechtsklick auf den Titel der Vorlage und über das Kontextmenu (4)

Je nach Profil, Organisationseinheit und Sprache stehen Ihnen bestimmte, für Sie freigegebene Vorlagen zur Verfügung.

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Menüband

Schauen wir uns den Menüband in der Registerkarte Vorlagen genauer an:

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Favoriten hinzufügen oder löschen

Die Schaltfläche Zu Favoriten hinzufügen fügt die markierte(n) Vorlage(n) der Vorlagengruppe "Favoriten" hinzu. Um mehrere Vorlagen zu favorisieren, klicken Sie die gewünschten Vorlagen in einer Vorlagengruppe oder nach einer Suche nacheinander an während dem Sie Shift gedrückt behalten.

Die Vorlagengruppe Favoriten enthält Ihre persönlichen Favoriten und ist eine gute Möglichkeit, um die Vorlagen, die Sie regelmäßig verwenden, leicht verfügbar zu haben, ohne sich von Kategorie zu Kategorie durchklicken zu müssen. Mit "Favorit löschen" wird eine Vorlage wieder aus Ihren Favoriten entfernt.

Desktop-Verknüpfung

Die Schaltfläche Desktop-Verknüpfung erstellt eine Desktop-Verknüpfung direkt zu der markierten Vorlage. Das ist sehr praktisch wenn Sie regelmäßig eine oder zwei Vorlagen verwenden - denn Sie können eine Datei öffnen, ohne die primedocs-App im Vordergrund geöffnet zu haben. Ein Doppelklick auf das Desktop-Symbol genügt. Übrigens: Sie können die Verknüpfung wie jede andere nach Belieben umbenennen.

Profilauswahl

Die Schaltfläche mit Ihrem Profilbild und Ihrer Profilbezeichnung öffnet die Profilauswahl. Wenn Sie mehrere Profile haben oder Ihnen Fremde Profile freigegeben sind, können Sie hier auswählen, welches Profil Sie beim Generieren eines neuen Dokuments verwenden möchten. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Rollen inne haben, z.B. als Sachbearbeitern und gleichzeitig Berufsbildnerin können Sie so sehr einfach auf das korrekte Profil umstellen. Erfahren Sie in primedocs desktop - Registerkarte "Organisation" | Profilverwaltung wie Sie für eine zusätzliche Rolle ein neues Profil einrichten können.

Wählen Sie in der Profilauswahl einfach das gewünschte Profil aus, bevor Sie ein Dokument generieren. Das generierte Dokument wird dann mit den entsprechenden Profilinformationen (z.B. Absender-Informationen bei Briefen) abgefüllt.

Suchfeld

In der Mitte des Clients finden Sie das Suchfeld, mit dem Sie nach Vorlagen suchen können. Dabei werden Vorlagennamen durchsucht, Beschreibungen, Tags sowie Tag-Beschreibungen.

Sie können entweder die einfache Vorlagensuche verwenden (1): geben Sie einfach einen Teil des Namens einer Vorlage ein, und primedocs zeigt Ihnen alle übereinstimmenden und Ihnen freigegebenen Vorlagen aus allen Vorlagengruppe an. Auf diese Weise können Sie schnell eine bestimmte Vorlage finden, wenn Sie den Namen kennen, aber nicht sicher sind, in welcher Kategorie sie sich befindet.

Alternativ können Sie die erweiterte Vorlagensuche verwenden (2), wobei Sie im danach geöffneten Dialog (3) spezifizieren können, nach was Sie genau suchen. Dabei können Sie natürlich mehrere Suchparameter auf einmal angeben, also beispielsweise den Vorlagennamen und ein Tagname setzen. Mittels Klick auf OK, wird die Suche ausgeführt.

Vorlagen filtern

Durch das Filtern von Vorlagen schränken Sie die Anzeige der Vorlagen je nach Office Modul (Word, PowerPoint, Excel oder Outlook) ein. Alle selektierten Einträge zeigen Vorlagen für das entsprechende Module an, alle nicht selektierten Einträge verstecken Vorlagen des entsprechenden Moduls.

Vorlagendetails

Die Schaltfläche Vorlagendetails zeigt Ihnen in der Liste der Vorlagen in einer Vorlagengruppe pro Vorlage mehr Informationen über die Vorlage an. Konkret werden die Vorlagendetails sowie die Dokumentsprachen, in welchen die Vorlage zur Verfügung steht, angezeigt.

Dokumentsprache

Mittels Dropdown Dokumentsprache wechseln Sie die Dokumentsprache, also die Sprache, in welcher ein generiertes Dokument angezeigt wird. Nicht zu verwechseln mit der UI-Sprache, die Sie in der Registerkarte primedocs im Menüpunkt “Optionen” setzen!