PowerPoint: Vorlagenerstellung - Grundlagen


PowerPoint-Vorlagen in primedocs bestehen aus einer Reihe von verschiedenen Vorlagentypen:

  • Die primedocs Master-Vorlage - Sie enthält die Grundkonfiguration der PowerPoint-Vorlage. Dieser Master enthält nur Folienlayouts und wenn Sie eine Präsentation importiert haben, sollten Sie alle Inhaltsfolien löschen.

  • Die (Inhalts-)Vorlage - Sie umfasst die eigentlichen Inhaltsfolien, die automatisch in die Präsentation integriert werden, sobald der Benutzer eine neue Präsentation erstellt.

  • Die Folienvorlage - Sie beinhaltet Folien, die nach der Erstellung optional zur Präsentation hinzugefügt werden können und unter "Folien" verfügbar sind.

  • Das Inhaltsverzeichnis - Bei diesem Vorlagentyp wird das Inhaltsverzeichnis gestaltet, welche über “Inhaltsverzeichnis” in die Präsentation eingefügt werden kann.

  • Die Bildergalerie - Alle Corporate Design Bilder werden abgelegt und in der Präsentation aufgerufen werden.

  • Die Diagrammvorlage - Sie bestimmt welche Diagramme in der Präsentation verfügbar sind.

Der erste Schritt zur Erstellung einer primedocs PowerPoint-Vorlage ist die Erstellung der verschiedenen Gruppen für eine übersichtliche Darstellung und leichte Handhabung der Bearbeitung. Anschliessend ist der zweite Schritt die Erstellung einer eigenständigen PowerPoint-Vorlage. Diese reguläre Vorlage kann eigenständig getestet werden und ist eine reguläre PowerPoint-Vorlage - allerdings ist es sinnvoll, bestimmte layoutrelevante Themen zu beachten, die später Bestandteil der primedocs-Vorlage sein werden. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Handhabung der Folienfußzeile, die anders als im PowerPoint-Standard gehandhabt wird.

Vergewissern Sie sich, zwischendurch Ihre vorgenommenen Änderungen zu speichern und Ihren Client zu synchronisieren, damit allfällige Änderungen an den Server kommuniziert werden!


Gruppen - Erstellen und Einrichten

Um eine übersichtliche Darstellung zu haben, klicken Sie als erstes auf “Gruppen bearbeiten”, welches nach dem aktivieren des Administrationsansichts auf der oberen linken Hälfte Ihres Clients ersichtlich wird.

Erstellen Sie folgende Gruppen (die Namen dienen als Beispiel und können anders umbenannt werden)

  • Präsentationen

  • Sets (oder Folienlayouts)

  • Assets (oder Bildergalerie)

  • Diagrams (oder Diagramme/Charts)

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Master Vorlage - Erstellen und Einrichten

Neue Vorlage - PowerPoint-Master-Vorlage

Sobald diese eigenständige Vorlage getestet und fertiggestellt ist, gehen Sie in die Administratoransicht und wählen Sie "Neue Vorlage", geben Sie der neuen Vorlage einen Namen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü Vorlagentyp die Art der PowerPoint-Vorlage aus, die Sie einrichten möchten. Sie beginnen mit einer “PowerPoint-Master-Vorlage” in der Kategorie Microsoft PowerPoint (sofern diese noch nicht vorhanden ist).

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Vorlage bearbeiten und importieren

Sobald diese vorhanden ist, gehen Sie in das Fenster "Vorlage bearbeiten" und importieren die von Ihnen erstellte eigenständige Vorlagendatei. Löschen Sie alle Inhaltsfolien, die möglicherweise mit der Master-Vorlage importiert wurden. Die primedocs Master-Vorlage (pd Master) sollte leer sein. Sie können Ihre Masterlayouts bei Bedarf auch direkt über den Editor neu erstellen, sollten Sie keine fertige PowerPoint-Vorlage bereit haben.


Dokumentfunktionen

Sobald der pd Master gefüllt und gespeichert ist, wechseln Sie zur Registerkarte “Dokumentfunktionen” und aktivieren die beiden Dokumentfunktionen "Platzhalterdefinitionen" und "Folienlayout". Sie werden dann rechts auf der Hauptseite "Eigenschaften" wie folgt angezeigt:

Platzhalterdefinitionen

In den Platzhalterdefinitionen können Sie die Platzhalterfelder angeben, die Sie später auf Ihren Folien platzieren möchten, so dass diese von Feldern im Dateneingabeformular, das beim Erstellen einer neuen Präsentation erscheint, ausgefüllt und mit ihnen verknüpft werden können. Dazu später mehr. Dies ist ein Beispiel für eine Reihe solcher Felder:

Boolean (YesNo)

YesNo” sind Felddeklarationen für ein späteres Kontrollkästchen mit dem Status ausgewählt (true) oder nicht ausgewählt (false).

Text

"Text" wird später als ein Texteingabefeld ausgegeben. Beachten Sie, dass diese Felddefinitionen allen Präsentationsvorlagen, die auf dieser Vorlage basieren, zur Verfügung stehen - aber nicht jede Präsentationsvorlage muss alle Felder verwenden.

Weitere Informationen zu den Elementen finden Sie hier:
https://primesoft-group.atlassian.net/wiki/x/CgBnAw

Folienlayout

Die Dokumentfunktion "Folienlayout" listet die Folienlayouts auf, die dieser pd Master enthalten wird - und diese müssen (zur Zeit) manuell hinzugefügt werden:

DisplayName

Der “DisplayName” bestimmt den Layoutnamen, welches bei der primedocs Funktion in der generierten Präsentation unter “Folien” angezeigt wird. Bei mehrsprachigen Vorlagenlösungen kann mittels “translate-DisplayName” der Layoutnamen übersetzt werden. Damit die Übersetzung stattfindet, ist über die “globale Übersetzungen” die Übersetzung zu hinterlegen und bei ”translate-DisplayName” anzugeben.

Name

Unter “Name” wird der Masterlayoutname angegeben. Auf diese Weise erkennt primedocs um welches Layout es sich handelt.

PreviewAsset (optional)

Sie können eine separate Bildergalerie erstellen, worin die Vorschaubilder pro Layout hinterlegt sind, welche mit der primedocs Funktion “Layout ändern” in Einsatz kommen. Wenn das Element “PreviewAsset” ausgelassen wird, erstellt primedocs anhand des pd Masters eigene Vorschaubilder ohne Inhalt.

AssetFilter

Der "AssetFilter" legt fest, ob dieses Folienlayout Zugriff auf die Bildergalerie hat, und wenn ja, auf welchen Ordner oder auf welches Bild. Die ganze Bildergalerie oder vereinzelte Bilder können für das Folienlayout freigegeben werden.

DesignConversionMappings

Unter DesignConversionMappings werden die Namen der Layouts von der möglichen Input-Präsentation, welche in die pd Präsentation migriert wird definiert. Jedes Layout erhält ihren passenden Layoutnamen, welches bei der Konvertierung berücksichtigt wird. Es können mehrere Einträge gemacht werden, welche pro Zeile mit <Name>(Layoutname)</Name> angegeben werden. Der Name des Layouts der neuen Präsentation kann ebenfalls aufgelistet werden. Es ist zu beachten, dass jeder Name nur einmal erwähnt wird, damit bei der Konvertierung eindeutig ist. welches Layout zu welchem Layout konvertiert wird.

IsDesignConversionFallBack

Es gibt auch eine Option für "IsDesignConversionFallBack", die das zu verwendende Layout festlegt, wenn die Folienmigration nicht in der Lage ist, ein vorhandenes Folienlayout automatisch einem Layout im pd Master zuzuordnen. Wichtig hierbei ist zu beachten, dass nur ein Layout mit diesem Element versehen wird.

 

Damit ist die Ersteinrichtung des pd-Masters abgeschlossen.


Inhaltsvorlage - Erstellen und Einrichten

Die Vorlagendatei (die die Endnutzer sehen werden) enthält die Inhaltsfolien, die geöffnet werden, wenn der Nutzer eine neue Präsentation erstellt.

Neue Vorlage - Inhalt

Erstellen Sie nun in primedocs in der Administratoransicht eine neue Vorlage, wählen Sie "PowerPoint-Vorlage" und versehen Sie diese mit einem Namen.

Vorlage bearbeiten

Seien Sie hier vorsichtig und stellen Sie sicher, dass das Feld "Basierend auf" korrekt ausgefüllt ist. Zeigen Sie mit dieser Vorlage auf den pd Master, den Sie zuvor erstellt haben.

Wenn dieses Feld leer gelassen wird, werden die Standard PowerPoint Masterlayouts zugewiesen.

Dokumentfunktionen

Gehen Sie nun zu den Dokumentfunktionen und aktivieren Sie alle benötigten Funktionen wie "Forms", "Felder", "Platzhalterzuordnung" und “Designkonvertierung”. In diesem Beispiel werden diese vier Funktionen angewendet.

Platzhalterzuordnung

Die Platzhalterzuordnung verknüpft Felder, welche in der Mastervorlage unter der Dokumentfunkton Platzhalterdefinition angegeben wurden.

Genaue Informationen können Sie in folgendem Kapitel der technischen Dokumentation entnehmen:
https://primesoft-group.atlassian.net/wiki/x/EwBnAw

Boolean (YesNo)

YesNo” sind Felddeklarationen für ein späteres Kontrollkästchen mit dem Status ausgewählt (true) oder nicht ausgewählt (false). SourceField wird zwingend benötigt, um das Feld aus Forms oder Fields zu mappen. Entsprechend kommt hier die Id des entsprechenden Feldes rein.

Text

"Text" wird später als ein Texteingabefeld ausgegeben. Anlog des YesNo-Elements wird das SourceField zwingend benötigt, um das Feld aus Forms oder Fields zu mappen. Entsprechend kommt hier die Id des entsprechenden Feldes rein.

Felder

In "Felder" wird der Inhalt der verschiedenen Felder definiert.
Das Kapitel Felder finden Sie hier: https://primesoft-group.atlassian.net/wiki/x/DYBkAw . Für PowerPoint ist das Unterkapitel “WordContent“ zu ignorieren.

Beispiel: FooterFullString

Im folgenden Beispiel wird das Feld "FooterFullString" durch Verkettung der Übersetzung von "Seite" plus Leerzeichen, gefolgt von der Foliennummer, einem weiteren Leerzeichen und der Übersetzung von "of pages" (= Gesamtseitenzahl), Leerzeichen und der Gesamtseitenzahl gefüllt.

Dann wird das Präsentationsdatum und die Klassifizierung hinzugefügt.

Wenn das Kontrollkästchen "Gesamtzahl der Folien anzeigen" nicht aktiviert ist, wird einfach der übersetzte Text "Folie" und die Foliennummer angezeigt.

function main () { if ($("Forms.Presentation.TotalSlideNumber")) { var elements = [ $("translationPage") + " " + $("PowerPoint.SlideNumber") + " " + $("translationPageOf") + " " + $("PowerPoint.SlideCount"), $("Forms.Presentation.Footer"), $.getDateAsString("Forms.Presentation.Date"), $("Forms.Presentation.Classification"), ]; } else { var elements = [ $("translationPage") + " " + $("PowerPoint.SlideNumber"), $("Forms.Presentation.Footer"), $.getDateAsString("Forms.Presentation.Date"), $("Forms.Presentation.Classification"), ]; } var result = $.joinNonEmpty(", ", elements); return result; }

Solche Operationen werden derzeit in JavaScript realisiert, was grosse Flexibilität mit sich bringt, aber auch entsprechendes Know-how erfordert.

Forms

Für eine detaillierte Anleitung besuchen Sie unsere Forms-Seite: https://primesoft-group.atlassian.net/wiki/x/AQBnAw

Einfache Ansicht
Erweiterte Ansicht

Folienvorlage - Erstellen und Konfigurieren

Die Master-Vorlage und die Inhaltsvorlage (primedocs-Vorlage) wurden erstellt. Der nächste Schritt ist es die Folienvorlagen zu erstellen. Diese Folienvorlagen ermöglichen dem Benutzer über die primedocs Ribbon-Schaltfläche "Folien" die Folienvorlagen in der generierten Präsentation hinzuzufügen.

Um dies zu erzielen, wird über "Neue Vorlage" unter der Kategorie “Microsoft PowerPoint” die Auswahl "PowerPoint-Folienvorlage" getroffen:

Um eine saubere Übersicht der Folienlayouts zu haben, lohnt es sich diese zu nummerieren. Siehe Beispiel:

Wenn keine Nummerierung der Folien stattfindet, werden die Folien in der alphabetischen Reihenfolge sortiert.

Sobald alle Folienvorlagen erstellt sind, können Sie Ihre Inhaltsvorlage exportieren, in dem Sie auf die besagte Vorlage auswählen, auf “Vorlage bearbeiten” klicken, auf den Register “Dateien” wechseln, die Zeile mit der Vorlage selektieren und auf “Exportieren” klicken. Diese Vorlage können Sie an einem beliebigen Ort speichern und in alle Folienvorlagen importieren.

Das Feld "Basierend auf" muss in den Folienvorlagen nicht angegeben werden, da die Zuweisung der Folienvorlagen in der Inhaltsvorlage erfolgen wird.

Wenn alle Folienvorlagen eine Vorlage hinterlegt haben, müssen Sie nur noch angeben, welches Layout gezogen werden soll, wenn die Vorlage in der generierten Präsentation eingefügt werden soll. Das können Sie erzielen, in dem Sie die erste Folienvorlage auswählen, auf “Vorlage bearbeiten“ klicken, den “Editor” auswählen und alle Folien, welche ersichtlich sind (nicht im Folienmaster) entfernen und über die Registerkarte “Start“ → “Neue Folie“, die dazugehörige Folie einfügen, welche für das geöffnete Layout geltend ist.

Speichern Sie Ihre Vorlage anschliessend. Damit visuell erkennbar ist, wie die Folie aussehen könnte, wird im nächsten Schritt ein Vorschaubild erstellt. Füllen Sie die eingefügte Folie mit Inhalt aus und klicken Sie daraufffolgend auf “Datei“ → “Speichern unter“ → “Durchsuchen” → “Dateityp” → .jpg, .png oder .xps. Löschen Sie anschliessend die ausgefüllte Folie und fügen Sie die selbe Folie erneut über die Registerkarte ”Start” ein, damit die Folie zum späteren Zeitpunkt leer eingefügt wird. Sperichern Sie Ihre Vorlage.

Kehren Sie nun zurück zu Ihrem Vorlageneditor-Fenster und fügen Sie das abgespeicherte Vorschaubild ein.

Diese Schritte wiederholen Sie für alle Folienvorlagen.

Es ist ebenfalls möglich Folienvorlagen mit fixen Inhalten zu erstellen. Es können ganze Präsentationen, Folienpakete oder einzelne Folien hinterlegt werden.

 

Um eine Verknüpfung zur Mastervorlage herzustellen, wechseln Sie zu Ihrer Inhaltsvorlage und gehen Sie zum Vorlageneditor. Darin ist der Register “Folien“ ersichtlich. Wechseln Sie zum besagten Register. Darin sind automatisch alle Folienlayouts untereinander aufgelistet.

Unter “Folien” gibt es zwei verschiedene Arten ein Layout zuzuweisen.

  • + Bei Generierung

  • + Optional

+ Bei Generierung

Über die Fläche “+ Bei Generierung“ wird die Folie bei der Generierung der Präsentation innerhalb der Präsentation eingefügt. Sollten Sie innerhalb der Präsentation über den Editor bereits Folien (Vorlagenfolien) definiert haben, wird die Folie, welche über “+ Bei Generierung“ eingefügt wird, dahinter eingefügt.

Wenn gewünscht ist, dass die Folie an erster Stelle auftritt und anschliessend die Vorlagenfolien erscheinen, können Sie mit der Maus auf die Folie klicken und oberhalb Ihrer Vorlage, in diesem Fall “Präsentation (16:9)“ ziehen.

Sollte das Folienlayout unter einer bestimmten Kondition eingefügt werden, können auf das Folienlayout klicken und unter Einstellungen die Checkbox von “Diese Untervorlage immer einfügen. “ auf “Diese Untervorlage nur einfügen, wenn die Bedingung erfüllt ist:“ setzen.

Nun können Sie Ihre gewünschte Bedingung angeben.

+ Optional

Wenn die Auswahl “+ Optional“ getroffen wird, wird die Folie unter “Folien“ für den Benutzer anwendbar sein. Hier sind nach der Zuweisung keine weiteren Schritte zu unternehmen, abgesehen davon die Änderungen zu speichern.


Inhaltsverzeichnis - Erstellen

Wählen Sie "Neue Vorlage" aus, geben Sie dem Inhaltsverzeichnis einen Namen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü Vorlagentyp “PowerPoint-Inhaltsverzeichnis“ aus.

Unter “Basierend auf” wählen Sie die dazugehörige Mastervorlage aus, damit das Inhaltsverzeichnis den richtigen Folienmaster trägt.

Nachfolgend klicken Sie auf “Editor”, um das Inhaltsverzeichnis zu bearbeiten. Wenn Sie die Vorlage geöffnet haben, fügen Sie Ihre Agendafolie ein und löschen Sie jegliche Inhaltsplatzhalter, abgesehen dem Titel der Folie.

Fügen Sie eine Form ein, worin Ihr Eintrag erfolgen wird, eine Form, worin die Seitenzahl eingetragen wird und eine Form, bei dem der Abstand zwischen den Einträgen bestimmt wird. Formatieren Sie die Form für den Eintrag und der Seitenzahl gemäss Corporate Design-Vorgaben.

Beispiel - wir haben die Felder für Sie hervorgehoben, welches in der finalen Version ohne Füllung gespeichert wird:

 

Damit primedocs mit diesen Formen arbeiten kann, gibt es oben Links verschiedene Bearbeitungstools.

  • wählen Sie für die Eintrags-Form den Button “Agenda Titel definieren

  • für die Nummerierung wird “Agenda Foliennummern definieren” verwendet

  • der Abstand zwischen den verschiedenen Einträgen (im Beispiel grün hervorgehoben) wird durch den Button “Agenda Abstand definieren“ zugeteilt

  • die graue Fläche bestimmt den Höhenbereich. Sobald das Inhaltsverzeichnis länger als den bestimmten Höhenbereich laufen wird, erstellt primedocs eine neue Folie, worin das Inhaltsverzeichnis fortgesetzt wird. Damit das geschieht, muss der grau hervorgehobene Bereich im Beispiel mit dem Button “Agenda Höhenbereich definieren“ versehen werden

Speichern Sie Ihre Vorlage.


Bildergalerie - Erstellen und Verknüpfen

Unter der erstellten Gruppe “Assets“ können Sie die Bildergalerie hinterlegen. Diese wird hinterlegt, in dem Sie eine neue Vorlage erstellen mit dem Vorlagentyp “Bildergalerie“ unter der Kategorie “Andere

Wenn die Bildergalerie erstellt ist und Sie im Vorlageneditor angelangt sind, können Sie mittels Drag and Drop oder manueller Hinterlegung mittels Rechtsklick → “Datei hochladen“ oder “Neuer Ordner“ Ihre Struktur aufbauen. Sollten Sie im Nachhinein Ordner oder Bilder umbenennen wollen, können Sie dies mittels Rechtsklick auf den Ordner oder auf das Bild → Umbenennen auslösen. Mittels Rechtsklick können Sie zusätzlich Bilder und Gruppen löschen.

Nach der Hinterlegung Ihrer Corporate Design Bilder und Sicherung der Bilder unter “Speichern“, müssen Sie die Bildergalerie an der Mastervorlage anbinden, damit Sie in den Vorlagen zur Verfügung stehen.

Gehen Sie dafür wieder zur Ihrer Mastervorlage und öffnen Sie den Vorlageneditor. Wechseln Sie zum Register “Asset Galerien“ und weisen Sie Ihre gewünschte Bildergalerie(n), wenn mehrere vorhanden, Ihrer Mastervorlage zu.

Sofern dieser Schritt erfolgt ist, kehren Sie zu den Dokumentfunktionen und selektieren Sie die Dokumentfunktion “Folienlayout“. Wie im Unterkapitel “AssetFilter“ erwähnt, legt man hier fest, welches Folienlayout Zugriff auf die Bildergalerie hat und auf welchen Ordner oder auf welches Bild es verweist, damit die Bilder für den Benutzer zur Verfügung stehen.

Mit der Konfiguration kann auf das Bild oder die Gruppe verwiesen werden:

Ganze Bildergalerie

      <AssetFilter>         <Include Path="(Name der Bidlergalerie)/" />       </AssetFilter>

Einzelne Gruppe

      <AssetFilter>         <Include Path="(Name der Bidlergalerie)/(Name der Gruppe)/" />       </AssetFilter>

Einzelnes Bild


Diagramme - Erstellen und Verknüpfen

Um Diagramme zu erstellen und abzuspeichern, können Sie Ihre Inhaltsvorlage generieren. Dafür muss keines der Forms-Felder ausgefüllt werden, sofern nichts als ein Pflichtfeld markiert wurde.

Speichern Sie Ihre Präsentation als erstes ab und entfernen Sie alle Folien in Ihrer Präsentation. Fügen Sie nun je nach Anzahl Diagramme, die Sie hinterlegen wollen, an Anzahl Folien des Typs Titel und Inhalt ein. Wichtig ist, dass die Folie einen Chart-/Multifunktionellen Platzhalter zur Verfügung hat. Anschliessend fügen Sie pro Folie Ihr gewünschtes Diagramm hinzu. In primedocs können zur Zeit folgende Diagramme hinzugefügt werden:

  • Säulendiagramme

  • Liniendiagramme

  • Kreisdiagramme

    • Doughnuts

  • Balkendiagramme

  • Flächendiagramme

Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden Sind, selektieren Sie eines der Diagramme und rechtsklicken Sie diese und wählen Sie in der Auswahl “Als Vorlage speichern…

Speichern Sie Ihr Diagramm und merken Sie sich den Pfad. Wiederholen Sie diesem Schritt mit allen Diagrammen.

Als nächstes werden die Vorschaubilder der Diagramme erstellt. Dafür lohnt es sich den Diagrammtitel, die Legenden und Achsen zu deaktivieren. Deaktivieren können Sie diese auf der rechten Seite des Diagramms über das “+“ Zeichen, welches oberhalb des Pinsels liegt. Sobald das Erfolgt ist, rechtsklicken Sie Ihr Diagramm und wählen Sie “Als Grafik speichern…“ aus und speichern Sie Ihr Bild idealerweise am selben Pfad wie Ihre Diagramme oder an einem beliebigen Ort Ihrer Wahl.

 

Wechseln Sie auf Ihren Client und wählen Sie die Gruppe “Diagrams“ (oder wie Sie die Gruppe benannt haben) und fügen Sie eine neue Vorlage der Kategorie “Andere”, Vorlagentyp “Diagrammvorlage“ hinzu.

Öffnen Sie den Vorlageneditor und klicken Sie auf “Voralgendatei importieren“ und importieren Sie Ihre abgelegte Diagrammvorlage. Das selbe erfolgt mit dem Vorschaubild.

Daraufhin gibt es bei den Diagrammvorlagen eine neue Zeile “Farbreiehnfolge“. In dieses Feld kommen die Indexwerte der Diagrammreihenfolge. Um diese Indexwerte herauszufinden, klicken Sie auf das Fragezeichen-Symbol, damit sich ein separates Fenster öffnet. Darin sind die Indexwerte enthalten. Sie können diese ausklappen und die hinterlegte Farbwerte sichten. Sollten Sie mehrere Organisationseinheiten mit verschieden hinterlegten Farbthemen haben, werden pro neues Farbthema, die dazugehörige Organisationseinheit aufgelistet.

Bestimmen Sie Ihre Farbabfolge und tragen Sie die Indexnummer in das Eingabefeld der Farbreihenfolge.

Wiederholen Sie diese Schritte für alle Diagramme.

Zuletzt müssen die Diagramme an die Mastervorlage analog der Bildergalerien verknüpft werden. Wechseln Sie zur Mastervorlage und wählen Sie die Gruppe “Diagramme“ aus. Weisen Sie alle Diagramme, die Sie der Mastervorlage und darauf basierenden Inhaltsvorlagen mitgeben möchten zu.

Speichern Sie Ihre Änderungen und synchronisieren Sie den Client.

Ihre PowerPoint-Vorlage ist vollendet.

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