PowerPoint: Vorlagenerstellung - Grundlagen

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Last updated: Sep 16, 2024 by Dinah Bolli (Unlicensed)Version comment
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PowerPoint-Vorlagen in primedocs bestehen aus einer Reihe von verschiedenen Vorlagentypen:

  • Die Master-Vorlage - sie enthält die Grundkonfiguration der PowerPoint-Vorlage. Dieser Master enthält nur Folienlayouts und wenn Sie eine Präsentation importiert haben, sollten Sie alle Inhaltsfolien löschen.

  • Die PowerPoint-Vorlage - Sie enthält die eigentlichen Inhaltsfolien, die automatisch Teil der Präsentation sein sollten, wenn der Benutzer eine neue Präsentation erstellt.

  • Mehrere Folienvorlagen - Jede Folienvorlage enthält eine Folie der PowerPoint-Vorlage. Alle Folienvorlagen werden in einer erstellen Präsentation im Menü der Schaltfläche “Folie einfügen” angezeigt.

 

Beginnen Sie, indem Sie eine eigenständige PowerPoint-Vorlage nur in PowerPoint erstellen und dabei in der Master-Ansicht arbeiten. Diese reguläre Vorlage kann dann getestet und anschliessend mit primedocs erweitert und dynamisiert werden.

Eine PowerPoint-Vorlage hat die Dateiendung .potx.

Master-Vorlage

Master erstellen

Sobald die eigenständige PowerPoint-Vorlage getestet und fertiggestellt ist, gehen Sie in primedocs desktop in die Administrationsansicht und wählen Sie Neue Vorlage, geben einen Namen ein und selektieren dann den Vorlagentyp PowerPoint Master-Vorlage.

Vorlagendatei importieren

Im Vorlageneditor des PowerPoint-Master importieren Sie die PowerPoint-Vorlage:

Master bearbeiten

Öffnen Sie danach den Editor über die Schaltfläche Editor und löschen Sie allfällige Folien, die sich im Inhalt befinden. Die primedocs Master-Vorlage sollte keine sichtbare Folien enthalten und rein aus dem Folienset im Master bestehen:

Dokumentfunktionen

Wechseln Sie im Vorlageneditor zur Registerkarte Dokumentfunktionen und aktivieren die beiden Dokumentfunktionen Platzhalterdefinition und Folienlayout.

Platzhalterdefinition

Lesen Sie zuerst die Dokumentation: Platzhalterdefinition.

Hier werden die Platzhalter erstellt, die in der Master-Vorlage einer Shape (einem Textfeld) zugeordnet und später in einer primedocs PowerPoint-Vorlage in der Platzhalterzuordnung mit Daten gefüllt werden.

Platzhalter, die in der Master-Vorlage definiert werden, sind vom Benutzer nicht bearbeitbar,
d.h. der Benutzer wird den Platzhalter in einer erstellen Präsentation nicht löschen können. Der Inhalt eines Platzhalters kann der Benutzer nur bearbeiten, wenn das Dateneingabeformular (Forms) einen Einfluss auf die angezeigten Daten im Platzhalter hat.

Grundsätzlich spielt es zu diesem Zeitpunkt keine Rolle, wie die PowerPoint-Vorlage später die Daten liefern wird. Es muss aber bereits jetzt pro Feld klar sein, was Ihr Ziel ist und welcher Platzhaltertyp erforderlich ist.

Beispielsweise kann ein YesNo-Platzhalter nur die Werte true oder false beinhalten, ein Text-Platzhalter hingegegen kann nur Strings (Text) beinhalten (ein Text-Forms-Feld oder Text-Field).

Zum Beispiel werden im Screenshot folgende Platzhalter erstellt:

  • ein YesNo-Platzhalter ClassificationVisibility für die Sichtbarkeit der Klassifzierung

  • ein Text-Platzhalter ClassificationString für den eigentlichen Text der Klassifzierung

  • ein Text-Platzhalter FooterFullString für eine Fusszeile, die Profildaten holen wird

In der Vorlage selbst (über Klick auf Editor) stehen Ihnen in der Gruppe Vorlagenbearbeitung in der Registerkarte Folienmaster mehrere Werkzeuge zur Verfügung.

Das Ziel ist es, einer Shape den entsprechenden Platzhalter zuzuweisen.

Wenn Sie eine Shape bzw. einen Platzhalter angewählt haben und anschliessend auf die Schaltfläche Tags der Selektion verwalten klicken, können Sie im Fenster Tags die Tags für diese Shape konfigurieren - und welche Platzhalter die Shape beeinflussen.

Zum Beispiel der Klassifizierung:

  • Es wurde ein PowerPoint-Textfeld - eine Shape - erstellt und wunschgemäss formatiert.

  • Diese Shape für die Klassifizierung muss angezeigt und versteckt werden können (Visibility = Sichtbarkeit) und sie muss einen Text anzeigen, die Klassifzierungsstufe.

  • Dem Tag primedocs.placeholder.text der Shape wird daher der Platzhalter ClassificationString zugeordnet, damit z. B. “vertraulich” angezeigt wird.

  • Dem Tag primedocs.placeholder.visibility wird der Platzhalter ClassificationVisibility zugeordnet (ein YesNo-Platzhalter für “ist sichtbar” oder “ist nicht sichtbar”.)

Folienlayout

Die Dokumentfunktion Folienlayout listet die Folienlayouts auf, die der Master enthält. Diese werden manuell hinzugefügt: https://primesoft-group.atlassian.net/wiki/x/AYBoAw.

Damit ist die Erstellung der Master-Vorlage abgeschlossen.

PowerPoint-Vorlage

Die PowerPoint-Vorlage ist die Vorlage, welche die Benutzer in primedocs tatsächlich sehen und öffnen werden. Sie enthält die wichtigsten Inhaltsfolien sowie die Konfiguration von Forms-Feldern und Fields, die für die Platzhalter im Master relevant sind und eventuell noch weitere.

PowerPoint-Vorlage erstellen

Erstellen Sie nun in primedocs in der Administationsansicht eine neue Vorlage und wählen Sie PowerPoint-Vorlage.

Vorlagendatei importieren

Im Vorlageneditor der PowerPoint-Vorlage importieren Sie die PowerPoint-Vorlagendatei (Dateiendung .potx) auch wieder:

Wählen Sie im Feld Basierend auf den zuvor erstellten Master aus.

Dokumentfunktionen

Nun wechseln Sie im Vorlageneditor zur Registerkarte Dokumentfunktionen und aktivieren alle Dokumentfunktionen ausser Daten.

Forms

Das Formular sieht in diesem Beispiel so aus:

Für mehr Informationen lesen Sie die Dokumentation: https://primesoft-group.atlassian.net/wiki/x/AQBnAw.

<FormsConfiguration> <Elements UseDotsForHierarchy="true"> <Text Id="Presentation.Title" translate-Label="PowerPoint.PresentationTitle" /> <Text Id="Presentation.Untertitel" translate-Label="Texts.Subtitle" /> <Choice Id="Presentation.Classification" translate-Label="Texts.Classification.Classification" translate-EmptyOptionLabel="Texts.Classification.EmptyOptionLabel"> <Option Value="Internal" translate-Label="Texts.Classification.Internal" /> <Option Value="Confidential" translate-Label="Texts.Classification.Confidential" /> <Option Value="Secret" translate-Label="Texts.Classification.Secret" /> </Choice> <Choice Id="Presentation.Status" translate-Label="Texts.Status.Status" translate-EmptyOptionLabel="Texts.Status.EmptyOptionLabel"> <Option Value="Draft" translate-Label="Texts.Status.Draft" /> <Option Value="Review" translate-Label="Texts.Status.Review" /> </Choice> <YesNo Id="Presentation.TotalSlideNumber" translate-Label="Texts.TotalSlideNumber" /> <Text Id="Presentation.Footer" translate-Label="Texts.Footer" /> <Date Id="Presentation.Date" translate-Label="Texts.Date" RelativeDate="Today" translate-Format="Configuration.DateFormat.WrittenOut" Required="true"> <Description>Das in der Präsentation angezeigte Datum</Description> <ValidationMessage>Bitte wähle ein Datum aus.</ValidationMessage> </Date> <YesNo Id="Presentation.InsertContact" translate-Label="Forms.InsertContact" OnlyVisibleDuringGeneration="true"/> <AdditionalProfile Id="SignerMain" PreselectByIndex="1" translate-Label="Forms.ContactMain" /> <AdditionalProfile Id="SignerCo" PreselectByIndex="2" translate-Label="Forms.ContactCo" /> </Elements> </FormsConfiguration>

 

Felder-Beispiel FooterFullString

Im Beispiel wird das Field FooterFullString folgendermassen definiert:

  • Mittels joinNonEmpty() wird alles, was folgt mit einem , getrennt:

    • Wurde die Forms-CheckBox Forms.Presentation.TotalSlideNumber aktiviert,

      • wird die Übersetzung von "Seite”, die Foliennummer, die Übersetzung von "PageOf" (=“von“) und die Gesamtseitenzahl mittels joinNonEmpty() mit einem Leerzeichen getrennt.

    • sonst, wird die Übersetzung von "Seite”, die Foliennummer mittels joinNonEmpty() mit einem Leerzeichen getrennt.

    • Die Fusszeile: Der Inhalt vom Forms-Textfeld Forms.Presentation.Footer

    • Das Datum: Der FormattedValue des Forms-Date-Feldes Forms.Presentation.Date

    • Die Klassifizierung; was das Feld ClassificationString auch immer ausgibt.

<Text Name="FooterFullString"> <Code>$.joinNonEmpty(", ", $("Forms.Presentation.TotalSlideNumber") ? $.joinNonEmpty(" ", $("tPage"), $("PowerPoint.SlideNumber"), $("tPageOf"), $("PowerPoint.SlideCount")) : $.joinNonEmpty(" ", $("tPage"), $("PowerPoint.SlideNumber")), $("Forms.Presentation.Footer"), ("Forms.Presentation.Date").FormattedValue, $("ClassificationString"))</Code> </Text>

Platzhalterzuordnung

Nun folgt ein wichtiger Teil. Die Platzhalterzuordnung ist die Konfiguration, in welcher den im Master erstellten und platzierten Platzhalter ein Feld zugeordnet werden, z. B. Dateneingabefeldern aus den Formularen (Forms) oder Fields.

Daher wird für jeden Platzhalter in der Platzhalterdefinition in der Master-Vorlage, eine Platzhalterzuordnung erstellt. Der Name des Platzhalters in der PlaceholderDefinition muss also identisch sein mit demjenigen des PlaceholderMapping.

Lesen Sie die Dokumentation: Platzhalterzuordnung (PlaceholderMapping).

Weitere Felder einfügen

Es gibt auch Daten, die lostgelöst vom Master in der PowerPoint-Vorlage einfügt werden müssen. Daher kann ein Forms-Feld oder ein Field auch in einer PowerPoint-Vorlage direkt hinterlegt werden. Das tun Sie über die Tags primedocs.text oder primedocs.visibility.

Beispiel

Vielleicht haben Sie in Forms ein Textfeld für einen Titel erstellt, den Sie mit einer Shape in der Vorlage verknüpfen möchten. Das tun Sie über das Tag primedocs.text:

  1. PowerPoint-Vorlage mittels Klick auf Editor öffnen

  2. Auf die Registerkarte primedocs wechseln, wenn nicht bereits selektiert.

  3. Den gewünschten Platzhalter (die Shape) auswählen.

  4. Auf die Schaltfläche Tags der Selektion verwalten klicken

  1. Im Tag primedocs.text das gewünschte Forms-Feld oder Field, in diesem Fall Forms.Title, auswählen.

  2. Auf Speichern klicken

Folien-Vorlage

Nach dem Abschluss der Master-Vorlage und der PowerPoint-Vorlage, ist es sinnvoll, die Folien zu konfigurieren, die in einer PowerPoint in der primedocs-Registerkarte unter + Folien angezeigt werden.

Folien Vorlage erstellen

Die folgenden Schritte werden für jede Folie ausgeführt:

  1. Erstellen Sie einen neue Vorlage vom Vorlagentyp PowerPoint Folien Vorlage. Nennen Sie sie der Einfachheit-halber gleich wie in der Folienlayout-Dokumentfunktion.

  2. Auch hier wird die Vorlagendatei importiert, die wir für die beiden vorherigen Vorlagentypen verwendet haben.

  1. Wählen Sie im Feld Basierend auf die Master-Vorlage aus.

  2. Öffnen Sie die Vorlage in PowerPoint über Klick auf Editor.

  3. Fügen Sie die Folie hinzu und zwar nur diejenige, für die Sie die Folien-Vorlage erstellen. Es sollte also nur eine Folie in dieser PowerPoint zu sehen sein.

  1. Speichern Sie die Vorlage und den Vorlageneditor.

  2. Als Vorschaubild empfehlen wir, einen einfachen Screenshot zu machen von der entsprechenden Folie, die zuvor ausgefüllt wurde, und diesen Screenshot als Vorschaubild zu hinterlegen.

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