primedocs Vorlagen können in die vier wichtigsten Office-Applikationen integriert werden:

• Word

• Outlook

• Excel

• PowerPoint

Designs

Designs bieten eine globale Definierung der in Ihrem CI/CD vorgegebenen Schriftarten und Farben für Ihre gesamte primedocs-Lösung. Die Designs sind kein Vorlagentyp, stellen aber in der Vorlagenhierarchie die Basis für alle Vorlagentypen dar.

Designs sind aufgeteilt in Designschriftarten und Designfarben und kommen in der jeweiligen Office-Applikation in der Registerkarte primedocs zum Tragen:

• Die Designschriftarten definieren sowohl die Schriftarten (Textkörper und Überschriften sowie zusätzliche) als auch die Aufzählungszeichen. Letztere wird dabei nur in PowerPoint und Excel angewendet.

• Die Designfarben repräsentieren alle in Ihrem CI/CD definierten Farben. Diese werden in den Listen über die Buttons Füllfarbe, Linienfarbe und Textfarbe angezeigt. Weiter werden hier auch die Farben für Diagramme festgelegt.

Open

Die Designs werden in der Organisationseinheit definiert. Da ein Profil jeweils einer Organisationseinheit angehört, kann beispielsweise folgender Anwendungsfall umgesetzt werden: Das Profil von Benutzer W, ist der Abteilung “Wasserwerk” angehängt; ihm wird eine Farbpalette in Blautönen angezeigt und das ganze Dokument ist in der Schriftart “Calibri”. Das Profil von Benutzer E ist der Abteilung “Einwohnerdienste” angehängt; ihm wird hingegegen eine Farbpalette in Gelbtönen angezeigt und das Dokument ist in der Schriftart “Arial”.

Word Vorlagen

primedocs für Word ist ein ausserordentlich leistungsfähiges Werkzeug zur Automatisierung und effizienten Generierung von Dokumenten. Die Word-Vorlagen in primedocs folgen nicht der regulären Word-Vorlagenstruktur, da dies nicht die erforderliche Flexibilität ermöglichen würde. Stattdessen wird eine dreistufige Hierarchie eingesetzt: Style, Layout und Inhalt.

Style

Die Style-Vorlage ist der Grundlegendste aller Vorlagentypen, da alle Vorlagen auf ihm aufbauen. Hier werden alle Formatvorlagen, oder sogenannten Styles, genau nach Ihrem CI/CD und somit gemäss Ihren Vorgaben definiert. Generiert ein Benutzer ein Dokument, liest primedocs die benötigten Styles aus dieser Vorlage aus.

Layout

Auf die Style-Vorlage folgen die Word Layout-Vorlagen. Hier werden

• einerseits die Kopf- und Fusszeilen (z.B. Absender-Informationen, Logo, Seitenzahlen und oft auch Empfängeradresse, Datum und Betreffzeile)

• und andererseits die Einstellungen in der Registerkarte Layout, Gruppe Seite einrichten (z. B. die Seitenränder) definiert.

Wir definieren die Layout-Vorlagen jeweils so, dass sie den darunter liegenden Inhaltsvorlagen gemeinsam sind. Wenn Sie also z. B. eine Reihe von Verträgen haben, die sich zwar inhaltlich unterscheiden, aber alle dieselbe Kopfzeile- und Fusszeile haben, werden all diese Verträge an dieselbe Layout-Vorlage angehängt.

Das Praktische daran ist: Wenn Sie jemals die Struktur der Kopf- oder Fusszeile anpassen müssen, beispielsweise, um ein Logo an eine andere Position zu verschieben, braucht man dies nur einmal in der jeweiligen Layoutvorlage zu tun. Diese Anpassung wird dann automatisch an jede Inhaltsvorlage weitergegeben, die auf dieser spezifischen Layout-Vorlage basiert. Dies bedeutet eine enorme Zeitersparnis bei der Pflege von Vorlagen.

Inhalt

Hier wird der Inhalt definiert, wie z.B. fixer Text und Unterschriften. Dies ist die unterste und individuellste Ebene, die auf der Layout-Vorlage und der Style-Vorlage aufbaut.

Welche Elemente in einer Layout-Vorlage und welche in der Inhaltsvorlage definiert werden, kommt darauf an, wie Ihre Vorlagen aufgebaut sind. Es ist am wichtigsten, dieses Drei-Stufen-Modell auszunützen, um alle "kleinsten gemeinsamen Nenner"-Dokumentattribute in Kopf- und Fusszeilen in der Layout-Vorlage und Elemente, die für jedes Dokument spezifisch sind, in der eigentlichen Inhaltsvorlage zu platzieren.

Lassen Sie sich von unseren Produktexperten beraten, um die für Ihre Vorlagen beste Lösung zu finden.

Zusammen definieren diese drei Vorlagentypen dann jedes Dokument, das den Benutzern zur Verfügung gestellt und durch sie generiert wird.

Open

Classic Word Vorlagen

Theme (classic)

In diesem Vorlagentyp werden die Standardschriftarten (Textkörper und Überschrift) sowie die Farbpalette definiert. Die Vorlagen werden in der Dokumentfunktion Office-Designs in der Konfiguration verwendet und steuern in einem Word-Dokument in der Registerkarte primedocs die Buttons Logo und Farbmodus.

Layout (classic)

Für diesen Vorlagentyp gilt dieselbe Beschreibung wie für den Vorlagentyp “Layout”.

Abgesehen von der Definierung der Word-Eigenschaften (wie Kopf- und Fusszeilen und Seitenränder) werden auch alle hier konfigurierten Dokumentfunktionen nach unten zur Inhalt und Funktion vererbt.

Inhalt (classic)

Für diesen Vorlagentyp gilt dieselbe Beschreibung wie für den Vorlagentyp “Inhalt”.

Funktion (classic)

Die Funktion basiert auf Inhaltsvorlagen oder anderen Funktionsvorlagen. Sie beinhaltet ausschliesslich zusätzliche oder überschreibende Dokumentfunktionen (d.h. in den meisten Fällen Skripte oder Dokument-Parameter). Eine Funktion kann nicht im Editor-Modus geöffnet werden; somit passieren Anpassungen direkt im Word nur in den zugrundeliegenden Layout- bzw. Inhaltsvorlagen - oder über Textbausteine. Die Funktion kann auch als Verknüpfung einer Vorlage in andere Vorlagengruppe dienen.

Outlook Vorlagen

E-Mail

Mit diesem Vorlagentyp können E-Mail-Vorlagen erstellt werden, die aus Outlook heraus zum Verfassen einer neuen E-Mail generiert werden können.

Signatur

Durch eine Signatur-Vorlage kann der Benutzer in Outlook die gewünschte Signatur hinzufügen, die direkt seine primedocs Profildaten anzieht. Dabei können sowohl interne Signaturen, externe Signaturen oder Signaturen zum Weiterleiten/Antworten von Nachrichten erstellt werden. Die Signatur erscheint immer am Ende einer E-Mail oder dem Inhalt einer E-Mail-Vorlage.

Classic Outlook Vorlagen

Outlook und Word sind technisch eng miteinander verwandt, und Sie werden einige Ähnlichkeiten feststellen, wenn Sie mit Outlook-Vorlagen arbeiten. In Outlook sind die Vorlagen jedoch ein wenig anders aufgebaut.

E-Mail-Theme (classic)

Das E-Mail-Theme enthält die spezifischen Style-Definitionen für Outlook und agiert wie eine “Style”-Vorlage für die Outlook-Vorlagen. Dabei werden hier auch die Themes angewendet.

E-Mail (classic)

Mit diesem Vorlagentyp können E-Mail-Vorlagen erstellt werden, die aus Outlook heraus zum Verfassen einer neuen Nachricht generiert werden können. Alternativ eine E-Mail-Vorlage verwendet werden, um eine E-Mail aus einem aus primedocs generierten Word-Dokument zu versenden. Dies sogar samt Word-Dokument oder einer PDF-Version davon im Anhang.

Signatur (classic)

Für diesen Vorlagentyp gilt dieselbe Beschreibung wie für den Vorlagentyp "Signatur".

Disclaimer (classic)

Ein Disclaimer enthält rechtliche Angaben über die Verwendung von E-Mails oder den Haftungsausschluss Ihres Unternehmens. Der Text des Disclaimers erscheint in einer E-Mail immer unterhalb der Signatur.

Kampagnen (classic)

Mit eine Kampagnen-Vorlage kann man zeitlich (un-)begrenzte Kampagne z. B. mit Kampagnenbannern, erstellen. Eine Kampagne kann dann entweder automatisiert an E-Mail-Nachrichten mit externen Empfänger angehängt oder den Benutzern zur Auswahl bereitgestellt werden. Es können jeweils mehrere Kampagnen parallel aktiviert sein.

PowerPoint-Vorlagen

PowerPoint-Vorlagen folgen wie Word-Vorlagen einer dreistufigen Logik, die jedoch aufgrund der unterschiedlichen logischen Struktur von Word- und PowerPoint-Dateien nicht dieselbe ist wie bei Word.

Die drei Ebenen für PowerPoint sind wie folgt:

Master-Vorlage

Diese Vorlage enthält nur die Folienlayouts und erscheint leer, wenn Sie sie öffnen. Diese Layouts werden an die darunter liegenden Ebenen vererbt.

Folienvorlage

Diese Vorlage enthält eine Inhaltsfolie, die zur Erstellung einer neuen Folie inklusive Folienvorschau im Dialog "Folie einfügen" im primedocs Ribbon verwendet wird.

PowerPoint

Unter Verwendung der in der Master-Vorlage definierten Folienlayouts enthält diese Vorlage die Folien, die beim Öffnen der Präsentation als Inhalt vorhanden sein sollen.

PowerPoint-Vorlage (classic)

Mit dieser Vorlage kann eine einfache PowerPoint Präsentation erstellt werden, in welcher Daten vom Benutzer, dem Unternehmen oder von einer Adressschnittstelle eingefügt werden können.

Excel-Vorlagen

Excel-Vorlage

Mit der Excel-Vorlage können ein oder mehrere Excel-Blätter vordefiniert werden. In der Registerkarte primedocs werden dieselben Funktionatlität angeboten wie in PowerPoint.

Excel-Vorlage (classic)

Mit dieser Vorlage kann ein einfaches Excel-Blatt erstellt werden, in welchem Daten vom Benutzer, dem Unternehmen oder von einer Adressschnittstelle eingefügt werden können. Diese Vorlage unterstützt die Verwendung der Dokumentfunktionen Dokument-Parameter, Profil-Daten und Scripts.

Andere Vorlagentypen

primedocs hat zwei weitere Vorlagentypen, die für PowerPoint-Vorlagen zusätzlich eingesetzt werden können:

Bildergalerie

Mit einer Vorlage dieses Typs kann eine Bildergalerie erstellt werden, die danach im PowerPoint-Master verknüpft und deren Bilder so von Benutzern in ihren generierten PowerPoints verwendet werden können. Die Bildergalerie ermöglichen es Ihnen, Bilder in Ordnern zu gruppieren und die Bilder so thematisch zu sortieren.

Diagrammvorlage

Die Diagrammvorlage speichert Diagramme (.crtx-Dateien), die ebenfalls im Master verknüpft werden und so von Benutzern in ihren generierten PowerPoints verwendet werden können.

Anwendungen von Drittanbietern

Es ist auch möglich, Microsoft Office-fremde Vorlagen oder Dokumente in primedocs zu importieren, wie z.B. pdf-Dateien. Bei solchen Dokumenten stellt primesoft lediglich den Zugriff auf diese Dateien zur Verfügung und öffnet sie mit der zugehörigen Anwendung.

Hier sind die beiden Möglichkeiten, wie Sie eine Datei in diesem Bereich verfügbar machen können:

Externes Dokument

Hier können Sie einen Platzhalter erstellen und dann eine Datei direkt importieren, speichern und den Benutzern zur Verfügung stellen. Mit einem Doppelklick auf diese Datei wird sie dann mit der zugehörigen Anwendung geöffnet.

Externe Datei zur Verteilung

Damit können Sie den Benutzern eine Datei zugänglich machen, ohne dass sie diese direkt über primedocs öffnen. Das ist z.B. der Fall für die Verteilung einer Setup-Datei, einem Gerätetreiber oder einer anderen Datei, die nicht direkt geöffnet, sondern in einen bestimmten Ordner kopiert werden soll. Dadurch wird die Datei automatisch in eine ZIP-Datei verpackt, welche wiederum geöffnet wird, wenn der Benutzer auf sie doppelklickt.