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Vorlage im Vorlageneditor öffnen

Um eine Vorlage zu bearbeiten, selektieren Sie die gewünschte Vorlage und klicken Sie auf Vorlage bearbeiten. Alternativ können Sie dasselbe auch mittels Rechtsklick auf Vorlage über das Kontextmenü erreichen.

Open

In einem neuen Fenster wird der Vorlageneditor geöffnet.

Vorlagenstatus

Der Vorlagenstatus regelt die grundsätzliche Sichtbarkeit einer Vorlage für alle Benutzer, die auf diese Vorlage berechtigt sind und bietet mit dem Ampel-System eine Kategorisierung, wo im Vorlagenentwicklungsprozess sich die Vorlage befindet.

Open

Jede Vorlage kann einen der folgenden Status haben: In Bearbeitung, Zur Prüfung oder Freigegeben.

In Bearbeitung

Diese Vorlage wird aktiv bearbeitet und ist nur für Systemadministratoren und berechtigte Vorlagenadministratoren sichtbar - für andere Benutzer nicht.

Zur Prüfung

Diese Vorlage ist im Freigabeprozess und wird je nach interner Definition derzeit getestet. Sie ist nur für Systemadministratoren und berechtigte Vorlagenadministratoren sichtbar - für andere Benutzer nicht.

Freigegeben

Die Vorlage ist freigegeben und damit veröffentlicht. Sie ist für alle Benutzer sichtbar, die berechtigt sind, sie zu sehen.

Registerkarten im Vorlageneditor

Klicken Sie auf die Links, um zu einer Beschreibung zu kommen: (A) Eigenschaften, (B) Dokumentfunktionen, (C) Versionshistorie, (D) Dateien, (E) Abhängigkeiten, (F) Datumsleiste

Editor-Eigenschaften

In der Registerkarte Eigenschaften gibt es die verschiedensten Informationen über die Vorlage:

Tags (6) können als Markierung von Vorlagen genutzt werden, um diese mit einer Farbmarkierung zu gruppieren (z.B. für die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Abteilung) und dann nach diesen gruppierten Vorlagen effizient zu suchen. Tags werden auch als Markierung für den Aufruf aus Drittsystemen mit primedocs Connect verwendet.

Beim Dropdown Basierend auf (7) wählen Sie, auf welcher Layout oder auf welchem Style diese Vorlage basiert. Wird diese Auswahl nicht gesetzt, wird die Dynamik des Vorlagen-Vererbungsprinzips verhindert, was bei Anpassungen des Corporate ldentity (Logos, Schriften usw.) zu einem grossen Mehraufwand führt.
Über die Schaltfläche Springen zu rechts vom Dropdown rufen Sie den Vorlageneditor der darunter liegenden Vorlage auf. Der Vorlageneditor wird in einem separaten Fenster geöffnet.

Im Dropdown Windows-Client-Sichtbarkeit (8) wird gesetzt, ob die Vorlage in primedocs Desktop 1) sichtbar, 2) versteckt oder 3) nur im Template Picker (Vorlagenauswahl-Fenster) via primedocs Connect sichtbar ist.

Im Dropdown Web-Client- & Add-In-Sichtbarkeit (9) wird mit Sichtbar bestimmt, dass die Vorlage sowohl in primedocs Desktop als auch in primedocs Web angezeigt wird. Mit Versteckt wird bestimmt, dass die Vorlage nur in primedocs Desktop angezeigt wird.

Von der Vorlage, bei der die Schaltfläche Als Standardvorlage markieren (10) aktiviert ist, wird das Design verwendet, wenn Benutzer eine Office-Applikation nicht über primedocs öffnen. Dies kommt insbesondere bei PowerPoint-Vorlagen bei der Konverierungsfunktion (Schaltfläche Design Konvertierung im primedocs Ribbon in PowerPoint) zum Zuge. Die Checkbox kann pro Office-Applikation-Vorlagentyp nur einmal aktiviert werden: sie kann bei einer Vorlage vom Typ “Inhalt” (Word) und bei einer PowerPoint-Vorlage gleichzeitig gesetzt sein, nicht aber bei zwei Vorlagen vom Typ “Inhalt” (Word).

Der Bereich unter (11) zeigt unter Erstellt das Erstellungsdatum der Vorlage und von wem sie erstellt wurde. Konfiguration geändert zeigt, wann die Konfiguration der Vorlage zuletzt geändert wurde und von wem, wobei mit der Konfiguration alle Anpassungen gemeint sind, die über den Vorlageneditor möglich sind (Dokumentfunktionen, Eigenschaften etc.). Letztlich wird unter Dateien bearbeitet angezeigt, wann die Vorlage über die Schaltfläche “Editor” zuletzt bearbeitet wurde oder wann in der Registerkarte “Dateien” zuletzt eine Anpassung gemacht wurde - und von wem.

Auf der rechten Seite im Vorlageneditor sehen Sie die aktiven Dokumentfunktionen (12), die für diese Vorlage konfiguriert wurden. Doppelklickt man auf eine solche Funktion, wird automatisch in den Reiter Dokumentfunktionen gewechselt und die hinterlegte Konfiguration wird angezeigt.

Neben den aktiven Dokumentfunktionen können Sie mit einem Klick auf Vorschau (13) sehen, welches Vorschaubild für diese Vorlage erstellt wurde. Falls Sie nicht bereits beim Testen der Vorlage aus der jeweiligen Office-Applikation heraus ein Vorschaubild generiert haben, können Sie auch via Schaltfläche Vorschaubild auswählen oben in der Menüleiste ein externes Bild hochladen (Dateitypen: .jpg, .png, .jpeg, .xps und weitere). Die Grösse der Bilddatei kann die Performance der Applikation beeinträchtigen.

Dokumentfunktionen

In der Registerkarte Eigenschaften gelangt man durch das Doppelklicken einer aktiven Dokumentfunktion auf die Registerkarte Dokumentenfunktionen. Dabei befindet sich der XML-Editor für das Anpassen auf der rechten Seite des Vorlageneditor-Fensters.

Auf der linken Seite im Bereich Verwalten (1) wechseln Sie von den aktiv angehängten Dokumentfunktionen auf die Anzeige aller verfügbaren Dokumentenfunktionen für diesen Vorlagentyp. Bereits aktivierte Dokumentfunktionen, die links angezeigt werden, sind im rechten Bereich “Dokumentfunktionen verwalten” schattiert angezeigt und haben die Schaltfläche Konfigurieren. Um eine Dokumentfunktion hinzuzufügen können Sie in diesem Bereich nach Dokumentfunktionen suchen und sie mit einem Doppelklick oder mit Klick auf die Schaltfläche “Hinzufügen” zur Konfiguration aktivieren.

Im linken Bereich unten werden Ihnen die Globalen Konfigurationen und die Globalen Übersetzungen read-only angezeigt. Durch Klick auf Globale Konfigurationen können Sie während der Vorlagenbearbeitung allfällige globale Referenzen holen und nachschlagen, wie der Code hinter der globalen Referenz aussieht. Die Globalen Übersetzungen zeigt Ihnen alle Übersetzungen an, ebenfalls im read-only Modus.

Versionshistorie

In der Versionshistorie sehen Sie die derzeit veröffentlichte Hauptversion und alle Vorlagen-Versionen, die es zuvor gegeben hat. Die Vorlagenhistorie zeigt nur Vorlagen an, die durch den Button “Neue Version erstellen” erzeugt wurden.

Dateien

In dieser Registerkarte sind alle Dateien ersichtlich, die in dieser Vorlage hinterlegt wird. Bei den meisten Vorlagentypen wird es hier die jeweilige Vorlage selbst sein (je nach Office-Applikation eine Word-, PowerPoint-, Excel-Vorlage etc.) sowie ein Vorschaubild (eine Bilddatei). Beispielsweise beim Vorlagentyp “Bildergalerie” werden hier alle Bilder angezeigt, die man in dieser Vorlage hinterlegen möchte.

Es wird dabei der Typ der Datei angezeigt, wann sie erstellt wurde, wann sie zuletzt verändert wurde und ob sie sprachunabhängig ist und falls nein, in welcher Dokumentsprache sie hinterlegt wurde.

Abhängigkeiten

In den Abhängigkeiten sieht man, welche weiteren Vorlagen auf dieser basieren. Befinden wir uns z. B. im Vorlageneditor einer Layout, werden hier alle Inhaltsvorlagen angezeigt, die auf dieser Layout basieren.

Mit einem Doppelklick auf eine in dieser Liste angezeigte Vorlage, wird deren Vorlageneditor geöffnet.

Über die Schaltfläche Aktualisieren unten rechts, wird die Anzeige der aufgerufenen, angehängten Vorlagen neu geladen.

Datumsleiste

Ganz unten links in der Leiste finden Sie zwei Daten: Das Erste ist das Erstellungsdatum. Es zeigt an, wann diese Vorlage erstellt wurde. Das Zweite ist das Änderungsdatum, was zeigt, wann die Vorlage zuletzt geändert wurde. Fahren Sie mit der Maus über eines der Daten, erfahren Sie noch mehr. Die gleichen Informationen finden Sie in der Registerkarte Eigenschaften.