E-Mail Signatur

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Last updated: May 26, 2023 by Dinah Bolli (Unlicensed)
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Diese Dokumentfunktion wird nur E-Mail-Signaturvorlagen angehängt. In der Konfiguration wird angegeben, wann die Signatur verwendet werden soll und ob Kampagnen und Disclaimer erscheinen sollen.

Weitere allgemeine Informationen zu Outlook-Signaturen befinden sich bei den Outlook-Best Practices.

Standardszenario: Externe und interne Signatur

In vielen Fällen möchte man eine automatische Umstellung zwischen interner und externer Signatur je nach An-Empfänger. Dazu werden zwei Vorlagen vom Typ "Signatur" erstellt, welchen jeweils diese Dokumentfunktion angehängt wird.

Signatur extern

  • Erscheint zu Beginn, wenn eine neue Nachricht erstellt wird.

  • Kampagne und Disclaimer werden angefügt, falls solche vorhanden und freigegeben sind.

Konfiguration (Erläuterungen siehe weiter unten):

<Configuration> <Domains>*</Domains> <Accounts>*</Accounts> <IsDefault>true</IsDefault> <IsDefaultReply>true</IsDefaultReply> <HasCampaign>true</HasCampaign> <HasDisclaimer>true</HasDisclaimer> </Configuration>

Signatur intern

Konfiguration (Erläuterungen siehe weiter unten):

<Configuration> <Domains>example.com;example.org</Domains> <Accounts>*</Accounts> <IsDefault>false</IsDefault> <IsDefaultReply>false</IsDefaultReply> <HasCampaign>false</HasCampaign> <HasDisclaimer>false</HasDisclaimer> </Configuration>

Andere Szenarien

Je nach Anforderungen werden diese mit den zwei Vorlagen "Signatur extern" und "Signatur intern" vom obigen Szenario nicht abgedeckt. Hier sind einige weitere Möglichkeiten aufgeführt:

  • Keine alternative Signatur für interne Kommunikation: In diesem Fall kann die interne Signatur vom obigen Szenario einfach weggelassen werden.

  • Interne Signatur zu Beginn anzeigen, wenn eine neue Nachricht erstellt wird: Bei der internen Signatur <IsDefault>true</IsDefault> und bei der externen Signatur <IsDefault>false</IsDefault> setzen (das gleiche gilt ggf. für IsDefaultReply).

  • Abteilungen haben verschiedene interne oder externe Signaturen: Um das abzudecken, können einfach mehrere (externe/interne) Signaturen erstellt werden. Jede Signatur muss für die entsprechenden Benutzer (bzw. für die Abteilung) freigegeben werden in den Berechtigungen.

WICHTIG
Es muss darauf geachtet werden, dass für jeden Benutzer schlussendlich (in jeder Sprache) nur genau eine externe (und ggf. zusätzlich eine interne) Signatur freigegeben ist. Falls einem Benutzer (in einer Sprache) zwei externe Signaturen freigegeben sind, ist technisch nicht definiert, welche nun verwendet werden soll.

Konfiguration

Tag

Beschreibung

Tag

Beschreibung

Domains

Hier kann definiert werden, welche E-Mail-Domänen alle An-Empfänger haben müssen, damit die Signatur erscheint.

  • Externe Signaturen: Diese enthalten ein Asterisk (*), was bedeutet, dass die Signatur bei allen Domänen gewählt wird, sofern keine interne Signatur zutrifft.

  • Interne Signaturen: Diese enthalten hier Domänen. Mehrere Domänen werden mittels Strichpunkt (;) getrennt (z. B. example.com;example.org).

Wichtig: Jedem Benutzer muss pro Sprache sicher eine externe Signaturvorlage (mit *) freigegeben sein. Ansonsten fehlt für die automatische Umstellung die Vorlage, zu der gewechselt wird, wenn alle internen Signaturen nicht zutreffen.

Accounts

Hier wird konfiguriert, bei welchen E-Mail-Kontotypen die Signatur verwendet wird. Erlaubt sind: SMTP, POP, IMAP und EXC (Exchange). Ein Asterisk (*) bedeutet, dass die Signatur für alle Kontotypen verwendet wird. Mehrere Typen werden mittels Strichpunkt (;) getrennt.

IsDefault

Wenn true: Diese Signatur wird beim Erstellen einer neuen E-Mail-Nachricht verwendet.
Wichtig: Jedem Benutzer darf pro Sprache nur genau eine Signaturvorlage freigegeben sein, bei der IsDefault auf true ist.

IsDefaultReply

Wenn true: Diese Signatur wird beim Antworten oder Weiterleiten einer E-Mail-Nachricht verwendet.
Wichtig: Jedem Benutzer darf pro Sprache nur genau eine Signaturvorlage freigegeben sein, bei der IsDefaultReply auf true ist.

HasCampaign

Wenn true: Falls eine Kampagne existiert, wird diese angefügt, siehe "Kampagne" weiter unten.

HasDisclaimer

Wenn true: Falls ein Disclaimer existiert, wird dieser angefügt, siehe "Disclaimer" weiter unten.

WICHTIG
Die primedocs-Signaturverwaltung ist dafür ausgelegt, die Kontrolle über Signaturen zu übernehmen. Es muss daher immer eine (dem Benutzer freigegebene) Signaturvorlage mit <IsDefault>true</IsDefault> und eine mit <IsDefaultReply>true</IsDefaultReply> existieren, wobei es sich auch um dieselbe Signaturvorlage handeln kann.

Signaturzusammensetzung

In E-Mail-Nachrichten können neben der Signatur auch eine Kampagne und ein Disclaimer eingefügt werden. Die Reihenfolge ist dabei immer wie folgt:

  1. Signatur

  2. Kampagne

  3. Disclaimer

Kampagne

Kampagnen haben einen eigenen Vorlagentyp: Die Outlook-Kampagne. Damit eine Kampagne erscheint, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Bei der aktiven Signatur ist <HasCampaign>true</HasCampaign> konfiguriert.

  • Die Kampagne ist dem Benutzer in den Berechtigungen freigegeben.

  • Die Kampagne ist in der aktiven Sprache verfügbar.

  • Mindestens eines der Daten "aktiv von" oder "aktiv bis" ist gesetzt.

  • Das "aktiv von"-Datum liegt in der Vergangenheit, entspricht dem heutigen Datum oder ist nicht gesetzt.

  • Das "aktiv bis"-Datum liegt in der Zukunft, entspricht dem heutigen Datum oder ist nicht gesetzt.

Beispiel 1: Einem Benutzer sind 1 Kampagne mit der Priorität "Hoch" und 3 Kampagnen mit der Priorität "Mittel" freigegeben → die Kampagne mit der Priorität "Hoch" erscheint.

Beispiel 2: Einem Benutzer sind 2 Kampagnen mit der Priorität "Mittel" und 1 Kampagne mit der Priorität "Niedrig" freigegeben → es ist nicht definiert, welche der "Mittel" priorisierten Kampagnen erscheinen soll.

Wenn mehrere Kampagnen mit unterschiedlicher Priorität freigegeben sind, so erscheint diejenige mit der höchsten Priorität. Der Benutzer hat die Möglichkeit, zwischen den freigegebenen Kampagnen auszuwählen.

Disclaimer

Disclaimer haben einen eigenen Vorlagentyp: Der Outlook-Disclaimer. Damit ein Disclaimer erscheint, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

  • Bei der aktiven Signatur ist <HasDisclaimer>true</HasDisclaimer> konfiguriert.

  • Der Disclaimer ist dem Benutzer in den Berechtigungen freigegeben.

  • Der Disclaimer ist in der aktiven Sprache verfügbar.

Andere Dokumentfunktionen an Signaturen

Neben der Dokumentfunktion "E-Mail-Signaturen" können bei E-Mail-Signaturen auch andere Dokumentfunktionen verwendet werden.

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