Vorlagennamen
Die Namen aller Arten von Vorlagen müssen eindeutig sein. Der Name muss immer den Inhalt oder den Zweck beschreiben.
❌ "Brief neu"
❌ "Layout 1"
✔ "Kurzbrief"
✔ "Layout Korrespondenz"
Folgende Regeln sind einzuhalten:
Buchstaben, Zahlen und Leerzeichen sind erlaubt, auch Sonderzeichen sind möglich.
Alle Namen von Layoutvorlagen beginnen mit "Layout". Beispiel: "Layout Korrespondenz"
Alle Namen von Stylevorlagen beginnen mit "Style". Beispiel: "Style Korrespondenz", oder "Style", wenn nur eine Stylevorlage existiert
HINWEIS
Vorlagennamen sind auf 128 Zeichen begrenzt.
Vorlagen haben als eindeutiges Identifikationsmerkmal eine ID. Der Name von Vorlagen kann also problemlos zu einem späteren Zeitpunkt verändert werden, auch wenn andere Vorlagen auf der Vorlage basieren.
Vorlagengruppen
Die Vorlagen können in beliebige Gruppen verteilt werden. Eine Ausnahme bilden die Gruppe "Layout", in der sich alle Layoutvorlagen befinden, sowie die Gruppe "Style", in der sich alle Themes und Stylevorlagen befinden. Die Gruppen "E-Mail", "Layout", "Style" sowie "-- NOTES --" sollten immer zuunterst sein. Diese sind für den Benutzer sowieso nicht sichtbar (ausser die E-Mail-Gruppe, wenn sich darin eine E-Mailvorlage befindet).
Vorschauen
Vorschauen sollten alle mit demselben Profil erstellt werden. Dazu ist in der Standarddatenbank, die bei jedem Kunden anfangs Projekt importiert wird, folgendes Profil vorkonfiguriert:
Es gibt einen Benutzer "Vorschau-Benutzer" (ohne AD-Zuweisung). Dieser hat als Profil "Vorschau-Profil", das für das Erstellen von Vorschauen verwendet wird. "Vorschau-Profil" hat als erste Unterschrift sich selbst und als zweite Unterschrift "Vorschau-Zweitunterschrift"; ein weiteres Profil des Vorschau-Benutzers
Das Erstellen von Excel-Vorschauen mit abgefüllten Daten in Kopf- und Fusszeile wird in der Anleitung beim Abschnitt "Vorlagen erstellen" erklärt.
Dokumentfunktionen
An jede Vorlage werden nur diejenigen Dokumentfunktionen angehängt, die wirklich benötigt werden. Überflüssige Vorlagen werden entfernt.
Bei den Konfigurationen der Dokumentfunktionen wird darauf geachtet, dass die Checkbox "Standardkonfiguration verwenden" überall aktiv ist, wo es möglich ist. Das bedeutet, dass die Konfiguration in den globalen Einstellungen hinterlegt ist. Das ist sinnvoller, weil die Einstellungen so zentral verwaltet werden können.
Identische Konfigurationen oder Konfigurationsabschnitte müssen in die Globalen Konfigurationen ausgelagert werden oder von der Standardkonfiguration der Dokumentfunktion vererbt werden. So wird verhindert, dass zu viele identische Konfigurationen vorkommen, die unübersichtlich und viel aufwendiger zu warten sind. Für Word gibt es weitere Konventionen bzgl. Dokumentfunktionen, siehe Dokumentfunktionen bei Word.
Dokumentation von kundenspezifischen Lösungen
Informationen, die beim Erstellen der Vorlagen dem Vorlagenbearbeiter wichtig werden und, die nicht verloren gehen sollten, werden in die Vorlage "--- Informationen zur Lösung ---" (Vorlagengruppe "-- NOTES --") geschrieben. Bei Informationen, die nur eine einzelne Vorlage betreffen und in Textform dokumentiert werden können, wird das "Information"-Textfeld im Vorlageneditor verwendet.
Excel und PowerPoint
Zu Excel und PowerPoint gibt es bis anhin keine spezifischen Konventionen.