Wenn Sie mit dem primedocs Add-In für Word, PowerPoint und/oder Excel vertraut sind, werden Sie feststellen, dass das Add-In für Outlook ein wenig anders beginnt. Das liegt daran, dass das Add-In nicht wirklich in den Prozess des Beantwortens von Mails, des Überprüfens von Postfächern usw. eingebunden ist. Es wird erst dann aktiv, wenn Sie eine E-Mail schreiben (oder beantworten/weiterleiten).
Hauptfenster
Im Hauptfenster von Outlook sehen Sie also Folgendes:
E-Mail-Vorlagen
Das einzige Zeichen von primedocs ist die primedocs-Schaltfläche "E-Mail-Vorlagen". Und so soll es auch sein.
Wenn Sie die primedocs-Schaltfläche "E-Mail-Vorlagen" öffnen, sehen Sie eine Reihe von E-Mail-Vorlagen, aus denen Sie auswählen können, auch wenn Ihre Organisation vielleicht schon eine bereitgestellt hat. Das ist kein Problem - klicken Sie einfach auf die Vorlage, und eine neue E-Mail wird angezeigt, die Sie ausfüllen und versenden können.
E-Mail-Vorlagen-Fenster
Und genau hier kommt das primedocs Add-In ins Spiel:
primedocs
Primedocs-Symbol / Speichern / Empfänger / Profil / Sprache
Der erste Teil der Multifunktionsleiste ist identisch mit dem Add-In in Word, PowerPoint und Excel.
Signatur
Die Dropdown-Schaltfläche "Signatur" ist jedoch Outlook-spezifisch. Hier können Sie auswählen, welche E-Mail-Signatur Sie verwenden möchten. In der Regel können Sie zwischen einer internen und einer externen Signatur wählen. Die interne Signatur ist in der Regel viel kürzer und enthält keine allgemeinen Kontaktinformationen des Unternehmens.
Inhalt
Textbausteine
Die Schaltfläche "Textbausteine" ist dieselbe wie in Word - und Sie können die Textbausteine, die Sie in Word erstellt haben, auch hier in Outlook verwenden, und natürlich alle, die Sie hier in Word erstellen!
Signatur
Rechts neben der Schaltfläche "Textbausteine" finden Sie eine weitere Schaltfläche "Signatur". Dabei handelt es sich jedoch lediglich um einen "Ein/Aus"-Schalter, mit dem Sie die Signatur anzeigen lassen können oder nicht.
Kampagne
Unterhalb der Schaltfläche "Signatur" finden Sie das Dropdown-Menü "Kampagne". Hier können Sie ein Kampagnenbanner auswählen, das in die Signatur Ihrer E-Mail eingefügt werden soll - vorausgesetzt natürlich, dass Ihre Organisation laufende E-Mail-Kampagnen zur Auswahl hat.
Autosignatur
Das Kontrollkästchen "Autosignatur" ist eine clevere kleine Sache. Wenn es aktiviert ist, werden die Empfänger Ihrer E-Mail überprüft, und wenn es sich nur um interne Adressen handelt, wird automatisch auf die interne Signatur umgeschaltet. Sobald jedoch eine externe E-Mail-Adresse erkannt wird, wird automatisch auf die externe, vollständige Signatur für alle Empfänger der E-Mail umgeschaltet (da Outlook nicht die Möglichkeit hat, selektive Signaturen an Empfänger zu senden).
Formatierung
Die Textformatierungswerkzeuge entsprechen den Standardwerkzeugen von Outlook, und auch hier werden sie bereitgestellt, damit Sie arbeiten können, ohne die Ribbons hin- und herschalten zu müssen.
Fertigstellung
Rechtschreibung
"Rechtschreibung" führt eine Rechtschreibprüfung für Ihre E-Mail durch.
Datei anhängen
"Datei anhängen" öffnet ein Dropdown-Menü der zuletzt geöffneten Dateien und ermöglicht es Ihnen, diese Dateien direkt anzuhängen - oder, wenn Sie es vorziehen, nach einer bestimmten Datei zu suchen und diese anzuhängen.
Element anfügen
Die Funktion "Element anhängen" ist ähnlich, umfasst aber auch Visitenkarten und andere Elemente.
Namen überprüfen
"Namen prüfen" ist sehr nützlich: Sie können eine Liste von Namen in das Adressfeld eingeben (oder einfügen) (getrennt durch Semikolon ";"), und dann wird diese Schaltfläche versuchen, die Namen mit den bekannten E-Mail-Adressen abzugleichen. So lässt sich eine E-Mail schnell und einfach adressieren. Auch dafür gibt es ein Tastaturkürzel. Sie lautet "Strg + K".
Markierungen
Nachverfolgung
Mit "Nachverfolgung" können Sie eine E-Mail zur Nachverfolgung kennzeichnen, indem Sie das in Outlook integrierte Kennzeichnungssystem verwenden, das automatisch eine Aufgabe erstellt.
Wichtigkeit: hoch / niedrig
Und die beiden Markierungen "Wichtigkeit: hoch" und "Wichtigkeit: niedrig" kennzeichnen diese E-Mail entsprechend.