PowerPoint-Vorlagen in primedocs bestehen aus einer Reihe von verschiedenen Vorlagentypen:

• Die primedocs Master-Vorlage - sie enthält die Grundkonfiguration der PowerPoint-Vorlage. Dieser Master enthält nur Folienlayouts und wenn Sie eine Präsentation importiert haben, sollten Sie alle Inhaltsfolien löschen.

• Die (Inhalts-)Vorlage selbst - Sie enthält die eigentlichen Inhaltsfolien, die automatisch Teil der Präsentation sein sollten, wenn der Benutzer eine neue Präsentation erstellt.

• Die Foliensatzvorlage - Sie enthält die Inhaltsfolien, die nach der Erstellung automatisch in die Präsentation eingefügt werden können und über "Folie einfügen" verfügbar sind.

Der erste Schritt zur Erstellung einer primedocs PowerPoint-Vorlage ist die Erstellung einer eigenständigen PowerPoint-Vorlage. Diese reguläre Vorlage kann eigenständig getestet werden und ist eine reguläre PowerPoint-Vorlage - allerdings ist es sinnvoll, bestimmte layoutrelevante Themen zu beachten, die später Bestandteil der primedocs-Vorlage sein werden. Ein typisches Beispiel hierfür ist die Handhabung der Folienfußzeile, die anders als im PowerPoint-Standard gehandhabt wird.

Master Vorlage - Erstellen und Einrichten

Neue Vorlage - Master

Sobald diese eigenständige Vorlage getestet und fertiggestellt ist, gehen Sie in die Administratoransicht und wählen Sie "Neue Vorlage", geben Sie der neuen Vorlage einen Namen und wählen Sie dann im Dropdown-Menü Vorlagentyp die Art der PowerPoint-Vorlage aus, die Sie einrichten möchten. Sie beginnen mit einer “PowerPoint Master-Vorlage” (sofern diese noch nicht vorhanden ist).

Vorlage bearbeiten und importieren

Sobald diese vorhanden ist, gehen Sie in das Fenster "Vorlage bearbeiten" und importieren die von Ihnen erstellte eigenständige Vorlagendatei. Löschen Sie alle Inhaltsfolien, die möglicherweise mit der Master-Vorlage importiert wurden. Die primedocs Master-Vorlage (pd Master) sollte leer sein.

Dokumentfunktionen

Sobald der pd Master gefüllt ist, wechseln Sie zur Registerkarte Dokumentfunktionen und aktivieren die beiden Dokumentfunktionen "Platzhalterdefinitionen" und "Folienlayout". Sie werden dann rechts auf der Hauptseite "Eigenschaften" wie folgt angezeigt:

Platzhalterdefinitionen

In den Platzhalterdefinitionen können Sie die Platzhalterfelder angeben, die Sie später auf Ihren Folien platzieren möchten, so dass diese von Feldern im Dateneingabeformular, das beim Erstellen einer neuen Präsentation erscheint, ausgefüllt und mit ihnen verknüpft werden können. Dazu später mehr. Dies ist ein Beispiel für eine Reihe solcher Felder:

Boolean

"Boolean" sind Felddeklarationen für ein späteres Kontrollkästchen mit dem Status ausgewählt (true) oder nicht ausgewählt (false).

Text

"Text" wird später ein Texteingabefeld sein. Beachten Sie, dass diese Felddefinitionen allen Präsentationsvorlagen, die auf dieser Vorlage basieren, zur Verfügung stehen - aber nicht jede Präsentationsvorlage muss alle Felder verwenden.

Folienlayout

Die Dokumentfunktion "Folienlayout" listet die Folienlayouts auf, die dieser pd Master enthalten wird - und diese müssen (zur Zeit) manuell hinzugefügt werden:

AssetFilter

Der "AssetFilter" legt fest, ob dieses Folienlayout Zugriff auf die Bildergalerie hat, und wenn ja, auf welchen Ordner - aber das kann später hinzugefügt werden.

MigrationFallBack

Es gibt auch eine Option für "MigrationFallBack", die das zu verwendende Layout festlegt, wenn die Folienmigration nicht in der Lage ist, ein vorhandenes Folienlayout automatisch einem Layout im pd Master zuzuordnen. Dies kann auch später hinzugefügt werden.

Damit ist die Ersteinrichtung des pd-Masters abgeschlossen.

Inhaltsvorlage - Erstellen und Einrichten

Die Vorlagendatei (die die Endnutzer sehen werden) enthält die Inhaltsfolien, die geöffnet werden, wenn der Nutzer eine neue Präsentation erstellt.

Neue Vorlage - Inhalt

Erstellen Sie nun in primedocs in der Administratoransicht eine neue Vorlage und wählen Sie dieses Mal "PowerPoint-Vorlage".

Vorlage bearbeiten und importieren

Wechseln Sie erneut zu “Vorlage bearbeiten” und importieren Sie genau die gleiche PowerPoint-Datei, die Sie beim Erstellen des pd-Masters importiert haben:

Seien Sie hier vorsichtig und stellen Sie sicher, dass das Feld "Basierend auf" korrekt ausgefüllt ist. Zeigen Sie mit dieser Vorlage auf den pd Master, den Sie zuvor erstellt haben.

Wenn dieses Feld leer gelassen wird, können seltsame Dinge passieren.

Dokumentfunktionen

Gehen Sie nun zu den Dokumentfunktionen und aktivieren Sie alle drei Funktionen: "Formulare", "Felder" und "Platzhalterzuordnung". Sie werden alle drei benötigen.

Platzhalterzuordnung

Die Platzhalterzuordnung verknüpft Felder, die Sie auf der Folie platzieren können, mit technischen Feldern, z. B. Benutzerprofilfeldern oder Dateneingabefeldern aus dem Formular, die die Benutzer beim Erstellen der neuen Präsentation ausfüllen können.

Boolean / Text

Auch hier bezieht sich "Boolean" auf ein Kontrollkästchen und "Text" ist ein Textfeld.

Felder

In "Felder" wird der Inhalt der verschiedenen Felder berechnet.

Beispiel: FooterFullString

Im folgenden Beispiel wird das Feld "FooterFullString" durch Verkettung der Übersetzung von "Seite" plus Leerzeichen, gefolgt von der Foliennummer, einem weiteren Leerzeichen und der Übersetzung von "of pages" (= Gesamtseitenzahl), Leerzeichen und der Gesamtseitenzahl gefüllt.

Dann wird das Präsentationsdatum und die Klassifizierung hinzugefügt.

Wenn das Kontrollkästchen "Gesamtzahl der Folien anzeigen" nicht aktiviert ist, wird einfach der übersetzte Text "Folie" und die Foliennummer angezeigt.

   function main () {
          
          if ($("Forms.Presentation.TotalSlideNumber")) {
            var elements =
            [
              $("translationPage") + " " + $("PowerPoint.SlideNumber") + " " + $("translationPageOf") + " " + $("PowerPoint.SlideCount"),
              $("Forms.Presentation.Footer"),
              $.getDateAsString("Forms.Presentation.Date"),
              $("Forms.Presentation.Classification"),
            ];
          } else {
            var elements =
            [
              $("translationPage") + " " + $("PowerPoint.SlideNumber"),
              $("Forms.Presentation.Footer"),
              $.getDateAsString("Forms.Presentation.Date"),
              $("Forms.Presentation.Classification"),
            ];
          }
          
          var result = $.joinNonEmpty(", ", elements);
          return result;

        }

Solche Operationen werden derzeit in JavaScript realisiert, was große Flexibilität mit sich bringt, aber natürlich auch entsprechendes Know-how erfordert.

Forms

Der wohl einfachste Teil ist die Erstellung des Formulars. Dies ist unkompliziert und weitgehend intuitiv. Um loszulegen, genügt ein Klick auf die Formularvorschau oder auf "Bearbeiten":

Dadurch wird das Bearbeitungsfeld für Formulare geöffnet:

Sie können neue Elemente hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche "Element hinzufügen" in der unteren Mitte des Fensters klicken, wodurch sich dieser Dialog öffnet:

Die Optionen sind wie folgt:

• Text ist ein einfaches Texteingabefeld

• Auswahl ist ein Dropdown-Menü

• Ja/Nein-Option ist ein Kontrollkästchen

• Datum ist ein Datumsauswahlfeld

• Info ist ein Text ohne interaktive Funktionen für den Benutzer. Damit können Sie z. B. eine Anweisung hinzufügen.

• Mit Gruppe können Sie eine Untergruppe von Feldern erstellen, die optisch in einer Gruppe angeordnet sind.

Beachten Sie im obigen Screenshot, dass das grau markierte Texteingabefeld aus drei Unterfeldern besteht:

• Id ist die technische Id, mit der Sie auf dieses Feld verweisen können (mehr dazu später)

• Label ist der Text neben dem Texteingabefeld, der das Texteingabefeld beschreibt

• Text ist das eigentliche Texteingabefeld. Geben Sie hier Text ein, um diesen Text vorausgefüllt erscheinen zu lassen.

Das Mülleimer-Symbol löscht dieses Feld vollständig, und das Zahnrad-Symbol öffnet ein Attributmenü für dieses Feld:

Diese Optionen erweitern die Funktionalität des Feldes erheblich:

• “Beschreibung” ist der Text, der erscheint, wenn man mit der Maus darüber fährt.

• “Muss ausgefüllt werden” (falls ausgewählt) bedeutet, dass die Schaltfläche OK ausgegraut ist, bis das Feld ausgefüllt ist.

• “Meldung, wenn das Feld ungültig ausgefüllt ist” ist der Text, der erscheint, wenn das Feld NICHT ausgefüllt ist.

• “Mehrzeiliges Eingabefeld” aktiviert die Textrollfunktion für dieses Feld, so dass mehrere Textzeilen eingegeben werden können

• “Nur in der Erstellung sichtbar” zeigt dieses Feld nur an, wenn eine neue Präsentation erstellt wird, aber nicht, wenn der Benutzer später von einer bestehenden Präsentation aus auf "Eigenschaften" im Menüband von primedocs klickt.

Während Sie Ihr Dateneingabeformular erstellen, können Sie jederzeit auf die Schaltfläche "Vorschau" klicken, um das Endergebnis zu sehen - Sie müssen nicht erst ein Dokument oder eine Präsentation erstellen, um dies zu testen.

Es gibt jedoch einige Einschränkungen bei der Forms-Methode zur Erstellung eines Dateneingabeformulars im Vergleich zum Dokumentparameter-Ansatz in einem System wie OneOffixx. Zunächst und vor allem:

• Felder können nur übereinander platziert werden. Wir haben keine Möglichkeit, Felder (auch keine Kontrollkästchen) nebeneinander zu platzieren. Das schränkt die Anzahl der Felder ein, denn das Formular sollte nicht so lang werden, dass der Benutzer die Schaltfläche "OK" nicht mehr drücken kann.

• Wir haben keine Möglichkeit, adaptive Felder zu erstellen - Felder, die abhängig von der Auswahl (oder Nichtauswahl) eines anderen Feldes oder Kontrollkästchens angezeigt oder ausgeblendet werden.

• Wir haben keine Möglichkeit, Optionsfelder zu erstellen - nur Mehrfachauswahl-Kontrollkästchen.

Es gibt also Einschränkungen im Vergleich zu OneOffixx - aber primedocs wird ständig weiterentwickelt und wächst, und dies sind Bereiche, auf die wir uns besonders konzentrieren.

Folien Vorlage - Erstellen und Konfigurieren

So - jetzt haben wir die Master-Vorlage und die Inhaltsvorlage (die primedocs einfach "die Vorlage" nennt). Aber wir sind noch nicht ganz fertig. Wir brauchen auch einen Foliensatz - der, einfach ausgedrückt, die Folien auflistet, die der Benutzer über die primedocs Ribbon-Schaltfläche "Folien einfügen" einfügen kann.

Also gehen wir zurück zum Dropdown-Menü "Neue Vorlage" und wählen diesmal "PowerPoint Folien Vorlage":

Auch hier importieren wir genau dieselbe Datei, die wir für die beiden vorherigen Vorlagentypen verwendet haben. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Folienmaster in jedem der drei Vorlagentypen identisch mit PowerPoint sind, um Konflikte zu vermeiden.

Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie das Feld "Basierend auf" korrekt ausgefüllt haben, indem Sie es auf die im ersten Schritt erstellte Master-Vorlage zeigen lassen.