Stylevorlagen

Grund dafür ist, dass es in Stylevorlagen mehrere Word-Styles gibt, die auf das Kunden-CD angepasst sind. Nach dem Kopieren einer Stylevorlage befinden sich alle diese Konfigurationen auf einen Schlag an zwei Orten. Sobald Anpassungen gewünscht und umgesetzt werden, müssten diese von dem Zeitpunkt an jedes Mal in zwei Stylevorlagen ausgeführt werden. Erfahrungen zeigen, dass das nicht gemacht wird, sondern dass Anpassungen nur an einer Stylevorlage vorgenommen werden, wodurch zwischen beiden eine Differenz entsteht. Theoretisch müssten aber immer beide nachgeführt werden. Daher: Styles nie kopieren!

Falls irgendwann eine zweite Stylevorlage benötigt wird, muss das den Grund haben, dass dort komplett andere Formatierungen verwendet werden (z. B. wenn eine Stylevorlage für Werbepublikationen mit einer speziellen Palette von Schriftarten hinzukommt und sich diese völlig von den bestehenden Vorlagen unterscheiden). Wichtige Word-Styles werden im Formatvorlagenkatalog festgelegt ("Zum Formatvorlagenkatalog hinzufügen"). Zusätzlich werden nichtbenötigte Standard/Built-In-Styles aus dem Formatvorlagenkatalog entfernt.

Die Word-Styles werden auch – je nach Vorlage – mit den Buttons im primedocs-Word-Ribbon verknüpft. Mehr dazu lesen Sie bei der Dokumentfunktion Formatierung.

Word-Styles

Mit Word-Styles sind die Word-Formatvorlagen gemeint, wie z. B. "Standard", "Titel" oder "Überschrift 1".

Namensgebung

Word-Styles werden in "Pascal Casing" gespeichert. Das bedeutet, dass der Anfangsbuchstabe und jeder Wort-Anfangsbuchstabe immer gross sind:

• NormalNoSpacing

• DraftText

• UeberschriftVertrag

The reason for this is that there are several Word styles in style templates that are adapted to the customer CD. After copying a style template, all these configurations are in two places at once. As soon as adjustments are desired and implemented, they would have to be executed in two style templates each time from that point on. Experience shows that this is not done, but that adjustments are only made to one style sheet, resulting in a difference between the two. Theoretically, however, both should always be updated. Therefore: Never copy styles!

If at some point a second style sheet is needed, the reason must be that completely different formatting is used there (e.g. if a style sheet for advertising publications with a special palette of fonts is added and these are completely different from the existing templates). Important Word styles are defined in the Style gallery ("Add to the Style gallery"). In addition, unnecessary default/built-in styles are removed from the style catalog.

The Word styles are also – depending on the template – linked to the buttons in the OneOffixx Word ribbon. Read more about this at the document function Formatting.

Word styles

By Word styles we mean the Word styles, such as "Normal", "Title" or "Heading 1".

Naming

Word styles are stored in "Pascal Casing". This means that the initial letter and each word initial letter are always capitalized:

• NormalNoSpacing

• DraftText

• HeadingContract

Only letters and numbers are allowed here. Spaces, umlauts (äöü) and special characters are not used. The reason for this convention is the storage of the style information of a paragraph by Word. There an Id is used, which accepts only letters (in original upper/lower case) and numbers. If this convention is consistently implemented, the style name corresponds in each case to the Id used by Word in the background. WordML excerpt from document.xml:

<w:p>
  <w:pPr>
    <w:pStyle w:val="NormalNoSpacing" /><!-- ← Style-Id -->
  </w:pPr>
  <w:r>
    <w:t>Text imin Dokument<document</w:t>
  </w:r>
</w:p>

Namenskonventionen

Beim Vergeben von Namen für neue Styles wird die Standardsprache der Kundenlösung verwendet. Es dürfen keine Namen verwendet werden, unter denen schon Built-In-Styles (egal welcher Sprache) existieren. Namen von Styles, die mit Listen verknüpft sind, beginnen mit "List". Der mit dem Style verknüpfte Listenstyle beginnt und endet mit "List".

Naming conventions

When assigning names for new styles, the default language of the customer solution is used. It is not allowed to use names under which Built-In styles (regardless of language) already exist. Names of styles associated with lists start with "List". The list style associated with the style starts and ends with "List".

Here are some possible examples:

• ProtocolHeading1

• ProtocolHeading2

• TableHeading

• TableText

• TableTextBold

• TechDocuTitle

• TechDocuInfobox

• TechDocuListBullet

• HeadingColored

• ListTick1 (Ebene Level 1)

• ListTick2 (Ebene Level 2)

• ListTickList (verknüpfte Listelinked list)

Im Formatvorlagenkatalog sieht das dann so aus:

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Im Hintergrund wird so weiterhin NormalNoSpacing als Id verwendet.

Styles in jeder Kundenlösung

Styles, die in jeder Kundenlösung enthalten sind:

Stylename

Erklärung

Beschreibung im Dokument

Normal

Standard

Textkörper-Schriftart, 11 pt, linksbündig, Zeilenabstand mindestens 12 pt, Abstand nach 6 pt

No Spacing

Kein Leerraum

Zeilenabstand einfach, basierend auf Standard

NormalNoSpacing

Unterschied zu "Standard": Kein Abstand vor/nach, Unterschied zu "Kein Leerraum": hat gleichen Zeilenabstand wie "Standard"

Abstand nach 0 pt, basierend auf Standard

InvisibleLine

Ist so klein wie nur möglich, wird verwendet, wenn aus technischen Gründen ein Absatz nötig ist (z. B. nach einer Tabelle), dieser aber keinen Platz einnehmen soll.

In the Style gallery it looks like this:

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In the background NormalNoSpacing is still used as Id.

Styles in every customer solution

Styles included in each customer solution:

Inhalt der Stylevorlage

Die Word-Styles befinden sich bekanntlich in der Stylevorlage und werden von dort vererbt. Im Dokumentinhalt der Stylevorlage wird jeder Word-Style aufgeführt und beschrieben. Der Beschrieb hat auch gleich das Format des Word-Styles. Die Art und Weise, wie der Word-Style beschrieben wird, ist vorgegeben:

ProtocolHeading1: fett, 14 pt, Kapitälchen, Einzug links 1 cm, Abstand vor 6 pt, Abstand nach 12 pt, basierend auf NormalNoSpacing

Diese Beschreibung besteht wie folgt aus vier Teilen:

Style template content

As is known, the Word styles are located in the style template and are inherited from there. In the document content of the style template each Word style is listed and described. The description also has the same format as the Word style. The way the word style is described is predefined:

ProtocolHeading1: bold, 14 pt, small caps, indent left 1 cm, space before 6 pt, space after 12 pt, based on NormalNoSpacing

This description consists of four parts as follows:

If a Word style has a large font size or is difficult to read, not the whole description is formatted accordingly. This is then solved as follows:

ReportTitle ↓

ReportTitle ↑: Arial Black, 24 pt, basierend auf based on NormalNoSpacing

Marking non-configured styles (NotYetCustomized)

Bevor die Styles dem Kunden-CD angepasst werden, sind alle Styles, deren Formatierung noch offen zu bestimmen bzw. zu bearbeiten sind, mit "NotYetCustomized" benannt. So kann zwischen bereits angepassten (Kunden-CD-konformen) und unberührten Styles unterschieden werden.

Im Inhalt der Stylevorlage wird "Standard" z. B. so beschrieben:

Standard Before the styles are customized to the customer CD, all styles whose formatting is still to be determined or edited are named "NotYetCustomized". This way it is possible to distinguish between already customized (customer CD compliant) and untouched styles.

In the style template content, "Normal" is described like this, for example:

Normal (Built-In, NotYetCustomized): Textkörper-SchriftartText body font, 10 pt, linksbündig, Abstand nach aligned left, spacing after 12 pt, Zeilenabstand Mehrfach line spacing multiple 1.05

Beim Anpassen dieser Styles an die Vorgaben bzw. an das Corporate Design wird When customizing these styles to the guidelines or corporate design, "NotYetCustomized" gelöscht, sowohl aus dem Dokumentinhalt als auch aus dem Stylenamen.

Word Listenstyles

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In Word gibt es neben den üblichen Absatzstyles unter anderem auch Listenstyles, mit welchen auf übersichtliche und saubere Weise Listen verwaltet werden können. So ist z. B. in jeder Kundenlösung der Absatzstyle "ListLine" vorhanden, der mit dem Listenstyle "ListLineList" verknüpft ist.

Beispiele:

• Absatzstyle: ListLine → verknüpfter Listenstyle: ListLineList

• Absatzstyle: ListBullet → verknüpfter Listenstyle: ListBulletList

• Absatzstyle: ListAlphabetic → verknüpfter Listenstyle: ListAlphabeticList

Um die Funktionalität von Listen zu gewährleisten, sind folgende Komponenten nötig:

• Mindestens ein Absatzstyle

• Genau ein Listenstyle

Im Listenstyle werden jeweils pro Ebene nur folgende Eigenschaften festgelegt:

• Nummerierungszeichen, inkl. Formatierung

• Einzug links von Zeichen und Text

• Tabstopp

Haben alle Ebenen dieselbe Absatzformatierung, ist nur ein Absatzstyle (z. B. ListLine) nötig. Dieser wird mit der ersten Ebene des Listenstyles verknüpft. Dadurch übernehmen alle Ebenen die Eigenschaften des Absatzstyles.

Gibt es zwei oder mehr unterschiedlich formatierte Ebenen, so ist für jede Ebene ein eigener Absatzstyle nötig. Jede Ebene wird mit dem jeweiligen Absatzstyle verknüpft (so werden in Word die Überschriften 1-9 gehandhabt). Ein Absatzstyle kann nur einmal in nur einem Listenstlye vorkommen, d. h. er ist eindeutig mit dieser Listenebene verknüpft.

Namensgebung bei Listen

Um klar zu bezeichnen, dass es sich um Teil einer Liste handelt, beginnt der Name mit "List". Anschliessend folgt die Bezeichnung, die ungefähr den Verwendungszweck beschreibt. Zum Schluss folgt die Ebenennummer für Absatzstyles, bzw. erneut "List" für den Listenstyle.

Schema

Beispiel

Absatzstyle: List[Zweck][Ebene]

ListVertrag1, ListVertrag2, ListVertrag3

Listenstyle: List[Zweck]List

ListVertragList

Anwendung von Listen

Aufgrund der Verknüpfungen in der Word-Logik kann es zu Problemen führen, wenn auf einem Absatz ein Listenstyle angewendet wird. Darum muss immer der entsprechende Absatzstyle angewendet werden (ListVertrag1, nicht ListVertragList).

Erstellen von Listen

Folgender Ablauf ist nötig, um eine neue Liste zu erstellen:

1. Absatzstyle erstellen

   • Neuen Absatzstyle erstellen, wie gewohnt.
     So viele wie nötig (entweder genau einer, oder einer pro Ebene).

   • Formatierung festlegen (Schriftart, Grösse, fett/kursiv, Abstände etc.)

   • Einzüge von links nicht verändern

2. Neuen Listenstyle erstellen:
   Das ist nicht möglich über das Schnellmenu (Ctrl+Shift+S) "Formatvorlage übernehmen".

   Ein Listenstyle kann über zwei Wege erstellt werden:

Fortsetzung

Das Menü "Neue Listenformatvorlage definieren" wird geöffnet. Hier weiter mittels Format → Nummerierung.

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Das folgende reduzierte Menu wird geöffnet. Hier wird auf Erweitert geklickt:

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Im erweiterten Menu kann jede Ebene mit einem Absatzstyle verknüpft werden:

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Hier können alle listenbezogenen Einstellungen pro Ebene vorgenommen werden:

1. Ebene wählen
   

2. Dazugehöriger Absatzstyle verbinden
   Es darf keine nicht verbundene Ebene zwischen zwei verbundenen Ebenen geben. Um das sicherzustellen, gilt: Entweder nur die erste Ebene oder alle (verwendeten) Ebenen sind mit einem Absatzstyle zu verbinden.
   

3. Zeichen wählen und formatieren

   • Formatierung für Zahl: Hier werden per Tastatur die unveränderlichen "Trennzeichen" (Klammer, Punkt etc.) festgelegt.

   • Schriftart: Hier können die Aufzählungszeichen formatiert werden.

   • Zahlenformatvorlage: Hier kann ein dynamisches Aufzählungszeichen definiert werden. Diese sind grau hinterlegt.

   • Ebenennummer einschliessen: Hier können Aufzählungszeichen übergeordneter Ebenen eingefügt werden. Auch diese sind grau hinterlegt.
     

4. Einzüge festlegen

   • Zahlenausrichtung: Teil des Aufzählungszeichens, woran es ausgerichtet wird (analog zu Tabstopp links/zentriert/rechts)

   • Ausrichtung: Position des Aufzählungszeichens, gemessen vom Seitenrand

   • Texteinzug bei: Einzug für den Textbeginn auf Folgezeilen (analog zu "Einzug hängend")

   • Text danach: Meistens wird "Tabstoppzeichen" ohne die Checkbox verwendet (wie im Bild). Damit beginnt der Text auf der ersten Zeile an derselben Position wie auf Folgezeilen (Punkt 4c). Soll die erste Zeile einen anderen Einzug haben, kann ein anderes Zeichen gewählt oder der Tabstopp mittels Checkbox angepasst werden.

Dokumentfunktionen bei Word-Vorlagen

Vererbung von Dokumentfunktionen

Grundsätzlich werden nur diejenigen Dokumentfunktionen angehängt, die wirklich gebraucht werden. Bei Word kommt die Vererbung hinzu. Es ist darauf zu achten, dass Dokumentfunktionen besser an einer Layoutvorlage als an allen darauf basierenden Inhaltsvorlagen angehängt sind. Wenn eine Inhaltsvorlage auf einer Layoutvorlage basiert, wird eine Dokumentfunktion nicht an beiden Vorlagen angehängt, ausser es sind verschiedene Konfigurationen nötig. So wird die Dokumentfunktion "Profil-Daten" einer Hauptvorlage nicht angehängt, wenn die Layoutvorlage, auf der sie basiert, "Profil-Daten" bereits mit derselben Konfiguration angehängt hat. Das gilt für alle Dokumentfunktionen.

Reihenfolge von Dokumentfunktionen

Bei den Dokumentfunktionen wird diese Reihenfolge eingehalten:

• Profil Daten

• Dokument-Parameter

• Empfängeradressen

• Skripte

• Bibliothek für erweitertes Binding

• […] alle GUI-erweiternden Dokumentfunktionen wie "Drucken", "E-Mail Versand", "Labeldaten", "Adressdeckblatt"

• […] die restlichen Dokumentfunktionen; Reihenfolge egal

Die Reihenfolge wird von der Software beachtet. Die oberste Dokumentfunktion wird dabei zuerst ausgeführt, dann geht es weiter nach unten.

Ausnahme: "Bibliothek für erweitertes Binding" wird immer zuletzt ausgeführt, "Skripte" wird immer als zweitletztes ausgeführt.

Inhalt von Word-Vorlagen (Word-Editor)

Ausrichtungen von Elementen

Elemente, sowie Bilder, Textfelder oder Formen, werden auf den Textumbruch "Hinter den Text" oder "Vor den Text" eingestellt. Bei den Ausrichtungen sollte auf die Einstellungen im Layoutdialog geachtet werden. Zu diesem gelangt man aus dem Rechtsklick-Kontextmenü, indem man auf "Grösse und Position" klickt (bei Textfeldern "Weitere Layoutoptionen") und anschliessend "Position" wählt.

Bei Elementen, die an einer bestimmten Stelle auf der Seite positioniert werden, sollte die genaue Position immer mittels "Absolute Position ... rechts von / unterhalb Seite" konfiguriert werden. Grund dafür ist, dass bei der Ausrichtung an "Spalte" oder "Seitenrand" sich die Position des Elements ändert, wenn sich der Ankerabsatz oder der Seitenrand verändert.

Falls bei der Vorlage in Dokumenten möglicherweise Querseiten eingefügt werden, sollte eventuell eine Positionierung mittels "Ausrichtung" in Betracht gezogen werden. Wenn sich z. B. ein Logo oben rechts am rechten Seitenrand befindet, kann dieses so ausgerichtet werden:

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Wenn nun die Ausrichtung von Hoch- auf Querformat umgestellt wird, befindet sich das Logo nun erneut am (neuen) rechten Seitenrand.

Hochformat:

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Querformat:

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Anker von Elementen

Anker müssen sich in Absätzen befinden und nicht in Tabellenzellen. Hier ein Beispiel:

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Das bewirkt, dass das Konvertieren von Dokumenten oder Vorlagen auf eine neuere Office-Version (z. B. von Word 2010 auf Word 2013) weniger Positionierungsprobleme verursacht.

Tabellen

Häufig verwendet man für die Gestaltung Tabellen. Abstände von Tabellenrahmen und Text werden überall auf 0 cm gesetzt und die automatische Grössenänderung deaktiviert.

Auch das verhindert einige Positionierungsprobleme bei der Konvertierung von Dokumenten oder Vorlagen auf eine neuere Office-Version. Mit dem Verbinden von Zellen wird möglichst sparsam umgegangen, da Tabellen mit verbundenen Zellen deutlich mehr Probleme verursachen.

Positionierungsabsätze → "Kein Leerraum"

Bei Absätzen, die nie Text enthalten werden, muss der Word-Style "Kein Leerraum" angewendet werden. Beispiele:

• Tabellen, die für die Positionierung von Elementen verwendet werden z. B. die Tabelle in der Kopfzeile von "Layout Korrespondenz" in fast jeder Kundenlösung

• TextBoxen: Logoboxen, Entwurfsboxen, selbst erstellte TextBoxen

Standardmässig wäre der Style "Standard" angewendet. Unter Umständen kann dieser Probleme verursachen, z. B. wenn ein Zeilenabstand von genau 12 pt gesetzt wurde. Das Anwenden von "Kein Leerraum" soll verhindern, dass spezielle Einstellungen im Style zu einer Umpositionierung von Elementen führt.

Zoom-Stufe

Office 2016 und vorher: Wenn für eine Lösung nicht explizit eine bestimmte Zoom-Stufe gewünscht wurde, werden alle Vorlagen mit der Zoomstufe 100 % gespeichert. Die Zoomstufe, auf der ein neues Dokument angezeigt wird, hängt davon ab, in welcher Zoomstufe die Vorlage zuletzt im Editor gespeichert wurde.

Microsoft 365: Die Zoomstufe, auf der ein neues Dokument angezeigt wird, hängt davon ab, in welcher Zoomstufe das letzte Dokument geöffnet waris deleted, both from the document content and from the style name.

Word list styles

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In Word, in addition to the usual paragraph styles, there are also list styles, among others, which can be used to manage lists in a clear and clean way. For example, in every customer solution there is the paragraph style "ListLine", which is linked to the list style "ListLineList".

Examples:

• Paragraph style: ListLine → linked list style: ListLineList

• Paragraph style: ListBullet → linked list style: ListBulletList

• Paragraph style: ListAlphabetic → linked list style: ListAlphabeticList

To ensure the lists' functionality, the following components are necessary:

• At least one paragraph style

• Exactly one List style

In the list style, only the following properties are set per layer:

• Numbering characters, incl. formatting

• Indent left of characters and text

• Tab stop

If all layers have the same paragraph formatting, only one paragraph style (e.g. ListLine) is necessary. That one is linked to the first layer of the list style. This way, all layers take on the properties of the paragraph style.

If there are two or more differently formatted layers, a separate paragraph style is necessary for each layer. Each level is linked to the respective paragraph style (this is how headings 1-9 are handled in Word). A paragraph style can occur only once in only one list style, i.e. it is uniquely linked to this list level.

List naming

To clearly indicate that it is part of a list, the name starts with "List". This is followed by the name, which roughly describes the intended use. Then follows the layer number for paragraph styles, or again "List" for the list style.

List usage

Due to the links in the Word logic, it can lead to problems if a list style is applied to a paragraph. Therefore, the corresponding paragraph style must always be applied (ListContract1, not ListContractList).

Create lists

The following steps are necessary to create a new list:

1. Create paragraph style

   • Create new paragraph style, as usual.
     As many as needed (either exactly one, or one per layer).

   • Set formatting (font, size, bold/italic, spacing, etc.)

   • Don't change indents from left

2. Create new list style:
   This is not possible via the quick menu (Ctrl+Shift+S) "Apply style sheet".

   A list style can be created in two ways:

Continuation

The menu "Create New Style from Formatting" menu opens. Continue here using Format → Numbering.

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The following reduced menu "Modify Multilevel list" opens. Here click on More:

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In the advanced menu, each layer can be associated with a paragraph style:

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All list-related settings per level can be made here:

1. Choose level
   

2. Connect associated paragraph style
   There must be no unconnected layer between two connected layers. To ensure this, either only the first layer or all (used) layers must be connected with a paragraph style.
   

3. Select and format characters

   • Formatting for number: Here the invariable "separators" (bracket, point, etc.) are defined via keyboard.

   • Font: Here the bullets can be formatted.

   • Number style: Here a dynamic bullet character can be defined. These are grayed out.

   • Include level number: Parent level bullets can be included here. These are also grayed out.
     

4. Set indents

   • Number alignment: part of the bullet to which it is aligned (analogous to tab stop left/center/right).

   • Aligned at: position of the bullet, measured from the page margin

   • Text indent at: Indent for the start of text on subsequent lines (analogous to "indent hanging")

   • Text after: Mostly "Tab stop character" is used without the checkbox (as in the picture). This way the text on the first line starts at the same position as on following lines (point 4c). If the first line should have a different indentation, another character can be selected or the tab stop can be adjusted using the checkbox.

Document functions for Word templates

Document function inheritance

Basically only those document functions are attached which are really needed. With Word templates inheritance is relevant. It is important to note that document functions are better attached to a layout template than to all content templates based on it. If a content template is based on a layout template, a document function will not be attached to both templates unless different configurations are required. For example, the document function "Profile data" will not be attached to a main template if the layout template it is based on already has "Profile Data" attached with the same configuration. This applies to all document functions.

Document functions order

This order is followed for the document functions:

• Profile Data

• Document Parameter

• Recipient address

• Scripts

• Library for advanced binding (Extended bindings)

• […] all GUI-enhancing document functions like "Print", "Email dispatch", "Label data", "Address cover sheet".

• […] the remaining document functions; order does not matter

The sequence is observed by the software. The top document function is executed first, then it continues downwards.

Exception: Library for advanced binding (Extended bindings) is always executed last, Scripts is always executed second to last.

Word template content (Word editor)

Element alignments

Elements, as well as images, text fields or shapes, are set to text wrapping "Behind the text" or "In front of the text". For the alignments, you should pay attention to the settings in the layout dialog. This can be accessed from the right-click context menu by clicking on "Size and Position" (for text fields "More Layout Options") and then selecting "Position".

For elements that are positioned at a specific location on the page, the exact position should always be configured using "Absolute Position ... right of / below page". The reason for this is that when aligning to "Column" or "Page margin", the position of the element changes when the anchor paragraph or the page margin changes.

If the template may have landscape pages inserted in documents, perhaps positioning using "Alignment" should be considered. For example, if a logo is located at the top right of the right page margin, it can be aligned this way:

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If the orientation is now changed from portrait to landscape, the logo is now again on the (new) right margin.

Portrait:

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Landscape:

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Elements anchor

Anchors must be in paragraphs and not in table cells. Here is an example:

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This has the effect that converting documents or templates to a newer Office version (e.g. from Word 2010 to Word 2013) causes fewer positioning problems.

Tables

Often tables are used for the layout. Spacing of table frames and text is set to 0 cm everywhere and automatic resizing is disabled.

This also prevents some positioning problems when converting documents or templates to a newer Office version. Connecting cells is used as sparingly as possible, because tables with connected cells cause significantly more problems.

Positioning paragraphs → "No Spacing"

For paragraphs that will never contain text, the Word style "No Spacing" must be applied. Examples:

• Tables used for positioning elements. e.g. the table in the header of "Layout Correspondence" in almost every customer solution

• TextBoxes: logo boxes, design boxes, custom text boxes.

By default, the "Normal" style would be applied. Under certain circumstances this can cause problems, e.g. if a line spacing of exactly 12 pt has been set. Applying "No Spacing" should prevent special settings in the style from causing elements to be repositioned.

Zoom level

Office 2016 and before: If a specific zoom level has not been explicitly requested for a solution, all templates are saved with the zoom level set to 100%. The zoom level at which a new document is displayed depends on the zoom level at which the template was last saved in the editor.

Microsoft 365: The zoom level at which a new document is displayed depends on the zoom level at which the last document was opened.