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Wenn Sie mit dem primedocs Add-In für Word, PowerPoint und/oder Excel vertraut sind, werden Sie feststellen, dass das Add-In für Outlook ein wenig anders beginnt. Das liegt daran, dass das Add-In nicht wirklich in den Prozess des Beantwortens von Mails, des Überprüfens von Postfächern usw. eingebunden ist. Es wird erst dann aktiv, wenn Sie eine E-Mail schreiben (oder beantworten/weiterleiten).
Outlook Hauptfenster
Im Hauptfenster von Outlook sehen Sie also Folgendes:
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Schaltfläche E-Mail-Vorlagen
Das Der einzige Zeichen von Indikator für primedocs ist die primedocs- Schaltfläche "E-Mail-Vorlagen" . Und so soll es auch sein.Wenn Sie die primedocs-Schaltfläche "mit dem primedocs Signet.
Beim Klick dieser Schaltfläche stehen im entsprechenden Abschnitt E-Mail-Vorlagen " öffnen, sehen Sie eine Reihe von E-Mail-Vorlagen, aus denen Sie auswählen können, auch wenn Ihre Organisation vielleicht schon eine bereitgestellt hat. Das ist kein Problem - zur Auswahl, falls Ihre Organisation schon welche bereitgestellt hat. Um eine E-Mail aus einer Vorlage zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Vorlage, und eine neue E-Mail wird angezeigt, die Sie ausfüllen und versenden können.
E-Mail-Vorlagen-Fenster
Und genau hier kommt das primedocs . Die Nachricht können Sie anschliessend ausfüllen und versenden.
Der Abschnitt primedocs enthält eine Verknüpfung zu primedocs desktop sowie zu diesem Endbenutzer-Handbuch.
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Neue E-Mail Nachricht
Ist eine neue Nachricht geöffnet, kommt das primedocs Outlook Add-In ins Spiel:
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Gruppe primedocs
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primedocs / Speichern / Empfänger / Profil / Sprache
Der erste Teil der Multifunktionsleiste ist identisch mit dem Add-In in Word, PowerPoint und Excel.
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Signaturen
Die Dropdown-Schaltfläche "Signatur" ist jedoch Outlook-spezifischSignaturen" befindet sich nur im Outlook. Hier können Sie auswählen, welche E-Mail-Signatur Sie verwenden möchten. In der Regel , falls die Standard-Signatur nicht passen sollte. Je nach Konfiguration, können Sie zwischen einer internen und einer externen Signatur oder noch weiteren wählen. Die interne Signatur ist in der Regel viel kürzer und enthält keine allgemeinen Kontaktinformationen des Unternehmens.
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Gruppe Inhalt
Textbausteine
Die Schaltfläche "Textbausteine" ist dieselbe Diese Schaltfläche holt dieselbe Seitenleiste hervor wie in Word - und Sie können die . Das heisst, Sie finden hier wieder die genau gleichen Textbausteine, die Sie in Word erstellt haben, auch hier in Outlook verwenden, und natürlich alle, die Sie hier in Word erstellen!
Signatur
Rechts neben der Schaltfläche "Textbausteine" finden Sie eine weitere Schaltfläche "Signatur". Dabei handelt es sich jedoch lediglich um einen angelegt haben. Umgekehrt funktioniert das natürlich genau so.
Signatur
Die Schaltfläche "Signatur" ist lediglich ein "Ein/Aus"-Schalter, mit dem Sie die Signatur anzeigen lassen können oder nicht.
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Unterhalb der Schaltfläche "Signatur" finden Sie das die Dropdown-Menü Schaltfläche "Kampagne". Hier können Sie ein Kampagnenbanner auswählen, das der in die Signatur Ihrer E-Mail Nachricht eingefügt werden soll - vorausgesetzt natürlich, dass Ihre Organisation stellt laufende E-Mail-Kampagnen zur Auswahl hatVerfügung.
Autosignatur
Das Kontrollkästchen "Autosignatur" ist eine clevere kleine Sache. Wenn standardmässig aktiviert und funktioniert folgendermassen: wenn es aktiviert ist, werden die Empfänger Ihrer E-Mail überprüft, und wenn . Handelt es sich nur um interne Adressen handelt, wird automatisch auf die interne Signatur umgeschaltet. Sobald jedoch eine externe E-Mail-Adresse erkannt wird, wird automatisch auf die externe , vollständige Signatur für alle Empfänger der E-Mail umgeschaltet (da Outlook nicht die Möglichkeit hat, selektive Signaturen an Empfänger zu senden).
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Gruppe Formatierung
Die Textformatierungswerkzeuge entsprechen den Standardwerkzeugen von Outlook, und auch hier werden sie bereitgestellt. Diese stehen ebenfalls hier zur Verfügung, damit Sie arbeiten können, ohne die Ribbons hin- und herschalten zu müssen, arbeiten können.
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Gruppe Fertigstellung
Rechtschreibung
"Rechtschreibung" Diese Schaltfläche führt eine Rechtschreibprüfung für Ihre E-Mail Nachricht durch.
Datei anhängen
"Datei anhängen" öffnet ein Dropdown-Menü der zuletzt geöffneten Dateien und ermöglicht es Ihnen, diese Dateien direkt anzuhängen - oder, wenn Sie es vorziehen, nach einer bestimmten Datei zu suchen und diese anzuhängen.
Element anfügen
Die Funktion Dropdown-Schaltfläche "Element anhängen" ist ähnlich wie “Datei anhängen”, umfasst aber auch Visitenkarten und andere Elemente.
Namen überprüfen
"Namen prüfen" Diese Schaltfläche ist sehr nützlich: Sie können eine Liste von Namen in das Adressfeld eingeben (oder einfügen) (getrennt durch Semikolon ";"), und dann wird diese Schaltfläche hinzufügen und nach Klick auf dieser Schaltfläche wird Outlook versuchen, die Namen mit den bekannten E-Mail-Adressen abzugleichen. So lässt sich eine E-Mail schnell und einfach adressieren. Auch dafür Dafür gibt es ein Tastaturkürzel. Sie lautet "Strg : Ctrl+K".
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Gruppe Markierungen
Nachverfolgung
Mit "Nachverfolgung" können Sie eine E-Mail zur Nachverfolgung kennzeichnen, indem Sie das in Outlook integrierte Kennzeichnungssystem verwenden, das automatisch eine Aufgabe erstellt.
Wichtigkeit: hoch / niedrig
Und die Die beiden Markierungen "Wichtigkeit: hoch" und "Wichtigkeit: niedrig" kennzeichnen diese E-Mail entsprechend.