Hightlights primedocs Release 4.0.3

Für Administratoren

.NET 8 Update

Ab der Version 4.0.3... wird serverseitig .NET 8 vorausgesetzt.

Serverseitiger Cache-Reset

Über die DataSourceAdminApp (Dashboard) kann ein ClientCacheResetMarker gesetzt werden. Wird dies gesetzt, werden die Desktop-Client bei der nächsten Synchronisierung ihren bisherigen Cache verwerfen. Diese Option sollte allerdings nur im Notfall genutzt werden, falls die reguläre Synchronisierung fehl schlägt.

Open

MSI-Parameter

Bislang konnten bestimmte Einstellung, wie z.B. die RibbonPosition, nur über die Registry überschrieben werden. Dies ist nun auch über MSI-Parameter möglich.

Für Vorlagenersteller

APIs für verschachtelte Textbausteine, Zahlen und Einstellung des Aktualisierungsverhalten

Mit Version 4.0.30024.0 können komplexere Vorlagen über neue Feature abgebildet werden:

• Textbausteine können Platzhalter für andere Textbausteine definieren.

• Das Aktualisierungsverhalten im offenen, generierten Dokument kann gesteuert werden.

• Zahlen können nun einfacher formatiert werden.

Für Benutzer

Mehrsprachige Vorschaubilder in der App

Falls mehrsprachige Vorschaubilder hinterlegt werden, werden diese nun auch in der App angezeigt.

Open

AI Prompts (Preview)

Mit Version 4.0.30024.0 können Administratoren nun vorgefertigte Aktionen für die AI hinterlegen, welcher der Benutzer direkt auswählen kann (z.B. übersetzte den ausgewählten Text ins Englische).

Outlook Funktionspostfächer & automatischer Profilwechsel

In der Version 4.0.30024.0 können Administratoren ein Outlook Feature aktivieren, welches dabei hilft, dass bei der Benutzung eines geteilten Funktionspostfaches die richtige Signatur genutzt wird.

Hightlights primedocs Release 4.0.2

Für Benutzer

Profilfreigabe für alle

Benutzer können bei der Profilfreigabe nun mit nur einem Klick ihr Profil allen anderen Benutzern freigeben:

Im Dropdown zur Auswahl des Profils werden neu neben den angepinnten Profilen bis zu zehn Fremdprofile angezeigt.

PowerPoint Add-In

Kennen Sie das? Sie haben eine Präsentation fertig gestellt haben und möchten nun noch ein Inhaltsverzeichnis erstellen, um Ihrem Publikum am Anfang einen Überblick zu geben. Dazu müssen Sie eine neue Folie erstellen und mühsam jeden Titel auflisten. Wenn Sie pro Folie auch noch Links einfügen möchten, damit Sie auf eine Folie springen können, benötigt dies noch eine weitere halbe Stunde.

Mit dem primedocs Add-In für PowerPoint erstellen Sie ab 4.0.20113 Ihr Inhaltsverzeichnis innerhalb von Sekunden! Schauen Sie sich die Demo an:

Outlook Add-In

Microsoft hat im Q1 2024 einen neuen webbasierten Outlook Client veröffentlicht.
Ab Version 4.0.20101 gibt es nun das entsprechende primedocs Add-In, um E-Mail-Signaturen sowie E-Mail-Vorlagen mit primedocs zu öffnen.

Für Templater

Effizient Vorlagen bauen

Inhaltssteuerelemente in Vorlage einfügen

Das Templating ist ab Version 4.0.20101 um Meilen effizienter geworden: erstellen Sie neue Fields und Forms-Felder und holen Sie die neuen Felder in Ihre geöffnete Vorlage in Word, PowerPoint oder Excel, ohne die Vorlage zuerst schliessen zu müssen. Schauen Sie sich die Demo an:

Troubleshooting

Ihr Dokument sieht nicht so aus, wie Sie es erwartet haben? Beim Lösen von Problemen beim Vorlagenbau ist es oft wertvoll eine Übersicht zu haben, welche Daten beim Erstellen eines Dokuments von Forms oder Fields zurückgegeben worden waren und welche Styles genau verfügbar sind. Die Entwicklertools zeigen Ihnen diese Daten übersichtlich an. Die Schaltfläche finden Sie in der primedocs Registerkarte → Gruppe “Vorlagenbearbeitung”.

Vorschaubilder für Vorlagen erstellen

In der gleichen Gruppe finden Sie ab Version 4.0.20101 die Schaltfläche Vorschaubilder generieren. Erstellen Sie so Vorschaubilder für webbasierte Vorlagen im Handumdrehen.

Schauen Sie sich beide Features in der Demo an:

Style Usage

Im Dashboard kann ab 4.0.20045 eine Style Usage-Statistik heruntergeladen werden: eine Excel-Datei, die zeigt in welchen Vorlagen und Textbausteinen welche Styles vorkommen.

Outlook Add-In

Das primedocs Outlook Add-In für den neuen webbasierten Outlook Client bietet neue Vorlagentypen, um webbasierte E-Mail-Signaturen sowie E-Mail-Vorlagen mit primedocs zu bauen. An der Dokumentation zum Vorlagenbau für webbasierte E-Mail-Vorlagen wird zur Zeit noch gearbeitet.

Textbausteine

primedocs bietet für die Erstellung von Vorlagen ab 4.0.20063 zwei Arten von Textbausteinen an: WordContent und FormattedText.
WordContent eignet sich, wenn sich längere Textabschnitte aufgrund einer Auswahl in Forms verändern müssen.
FormattedText ermöglicht das Realisieren von Textabschnitten mittels HTML. Zusammen mit der Dynamisierung über JavaScript können so zum Beispiel Briefköpfe mit verschiedenen Styles in einem Inhaltssteuerelement angezeigt werden. Schauen Sie sich die Demo an!

Datenschnittstellen

In Forms, der Dokumentfunktion, die Formulare in Ihren Vorlagen ermöglicht, können nun Datenschnittstellen erstellt werden, damit Benutzer Daten von Ihren wichtigsten Fachapplikationen in Dokumenten verwenden können. Die Daten können dabei CSV-Dateien, Excel-Dateien, dem Web (HTTP-API) oder von SQL-Datenbanken stammen.

Ab 4.0.20152 gibt es eine neue Datenschnittstelle: den ExistingListDataProvider. Benutzer können so ihre eigenen Excel-Dateien hochladen und anschliessend die Dateneinträge aus einer Liste auswählen, um sie im Dokument zu verwenden. Schauen Sie sich die Demo an:

Dokumentfunktionen

Ab der Version 4.0.20081 kann jede Dokumentfunktion für webbasierte Vorlagen in der Globalen Konfiguration erfasst werden. Dabei werden Sie bei der Konfiguration unterstützt und Ihre Eingaben können vom System validiert werden. Lesen Sie mehr dazu hier: Globale Konfigurationen | Wieso eine Typisierung?

Auch kann in den Globalen Konfigurationen ab 4.0.20122 die zweite Spalte verbreitert oder schmaler gemacht werden. Diese Einstellung wird natürlich gespeichert:

Für Administratoren

Datenbank-Export und -Import über DACPAC (Preview)

Bisher konnte man im Admin Dashboard einen Export erstellen von der ganzen Datenbank. Die resultierende .zip-Datei konnte jedoch nur auf anderen Umgebungen importiert werden, wenn diese die gleiche Version hatten, wie der ursprüngliche Server. Damit ist nun Schluss: ab 4.0.20184 können Sie anstatt eine .zip-Datei auch alternativ eine .dacpac-Datei exportieren. Allfällige Migrationsschritte aufgrund von verschiedenen Versionen werden besser gehandhabt, dazu kann diese Datei sowohl über das Admin Dashboard als auch über SSMS (SQL Server Management Studio) / Azure Data Studio wieder importiert werden. Somit handelt es sich hierbei um eine flexiblere Import-/Export-Funktion. Diese Funktion ist zur Zeit ein Preview.

primedocs Connect

Nun ist es auch mit webbasierten Vorlagen möglich, Ihren Prozess für die Dokumentgenerierung teils oder voll zu automatisieren: Daten von Fremdapplikationen werden an primedocs gesendet, primedocs erstellt ein Dokument und dieses wird anschliessend als PDF an einem definierten Ort gespeichert. Über die Connect API können Dokumente auch serverseitig erstellt werden.

Lesen Sie dazu die entsprechenden Seiten in der technischen Dokumentation: https://primesoft-group.atlassian.net/wiki/x/CgCIEg

Neue APIs

Neue APIs ermöglichen den Zugriff auf Daten in primedocs:

• die https://primesoft-group.atlassian.net/wiki/x/CwCRCw stellt Schnittstellen zum Benutzer-, Profil- und Organisations-Management zur Verfügung.

• Über die https://primesoft-group.atlassian.net/wiki/x/DYCmEg können Drittsysteme serverseitig die Dokumentgenerierung von primedocs über die primedocs Connect Schnittstelle nutzen.

Benutzer-On- und Offboarding

Es gab einige Erweiterungen in der Benutzer-Verwaltung in ab 4.0.20031: Das Benutzer-Onboarding ermöglicht es einerseits mehrere Benutzer auf einmal anzulegen und andererseits Benutzer, die sich das erste Mal bei primedocs anmdelen automatisch der richtigen Organisationseinheit zuzuweisen.

Sie möchten nicht mehr alle Benutzer, die nicht mehr im AD sind manuell aus primedocs löschen? Kein Problem! Mit dem Benutzer-Offboarding ab 4.0.20184 können Sie die Benutzersynchronisation so konfigurieren, dass Benutzer nach einer definierten Anzahl Tage, an denen ihr AD-Benutzer nicht erreichbar ist, automatisiert gelöscht werden.

Client-Server-Synchronisation

Sie haben eine grosse Datenbank mit vielen Vorlagen und Textbausteinen? Ab 4.0.20051 ist das Lazy Loading Cache Feature verfügbar, das dafür sorgt, dass Clients diese Daten erst bei der Verwendung laden.

Position Registerkarten in Office Applikationen

Weiter können Sie nun die Position der Word, PowerPoint und Excel Registerkarten via MSI-Parameter setzen.

Weitere Highlights

Barrierefreiheit

wird bei uns gross geschrieben. Deswegen erhielt primedocs desktop nun noch bessere Screenreader-Unterstützung.

Datenschnittstellen in Formularen

Nutzen Sie Datenschnittstellen ab Version 4.0.20030 in Ihren Formularen, damit Sie ganz einfach Daten (z. B. Empfänger) von Ihren Fachapplikationen abrufen können:

Dokumente erstellen über CMI Web

Erstellen Sie ab der Version 4.0.20030 Dokumente direkt aus der CMI WebApp!

Überblick über alle Versionen

• Version 4.0.3

• Version 4.0.2

• Version 4.0.1