Die primedocs-App besteht aus zwei Hauptteilen, und jeder Teil hat seine eigene Registerkarte.
Registerkarte “Vorlagen”
Wie der Name der Registerkarte schon sagt, finden Sie hier alle Ihre Dokumentvorlagen - und zwar nicht nur für Word, sondern für alle Office-Anwendungen, für die Ihr Unternehmen primedocs implementiert hat.
Fensteraufteilung
Auf der linken Seite des Fensters finden Sie eine Liste von Kategorien. Sie können sich diese Kategorien als Ordner vorstellen, die Dokumentvorlagen enthalten. Sie können hier keine eigenen Kategorien erstellen, da diese Kategorien für Ihre gesamte Organisation sichtbar sind. Je nach Ihren Zugriffsrechten sehen Sie nur die Kategorien, die Vorlagen enthalten, auf die Sie zugreifen und die Sie verwenden können. Es kann andere Kategorien geben, die nur für bestimmte Teams bestimmt sind und die Sie hier nicht sehen können.
Klicken Sie auf eine Kategorie, und die Vorlagen in dieser Kategorie werden in der mittleren Spalte dieses Fensters angezeigt, zusammen mit einer Vorschau des Dokuments auf der rechten Seite.
Um ein neues Dokument zu öffnen, das auf einer der Vorlagen in der Liste basiert, doppelklicken Sie darauf oder markieren Sie es und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Neues Dokument" in der Multifunktionsleiste. Je nach Dokument werden Sie aufgefordert, einige Informationen einzugeben, drücken Sie auf "OK" - und schon wird Ihr Dokument geöffnet. Sobald Ihr Dokument geöffnet ist, können Sie es über das primedocs-Menüband bearbeiten.
Registerkarte “Organisation”
Wechseln Sie auf dieser Registerkarte zum Abschnitt "Profile" (im Screenshot oben hervorgehoben). Hier sehen Sie Ihre Profildaten und können sie verwalten.
Ihr Profil ist in zwei Bereiche unterteilt: Ihre persönlichen Daten (auf der Registerkarte "Benutzer") und die Daten, die Ihre Organisationseinheit beschreiben (auf der Registerkarte "Organisationseinheit"). Sie können das Profil im Feld "Bezeichnung*" oben im Hauptfenster nach Belieben umbenennen. Wenn Sie Änderungen vornehmen, denken Sie daran, diese zu speichern, bevor Sie dieses Fenster verlassen.
Wenn Sie primedocs zum ersten Mal benutzen, müssen Sie auf die Registerkarte "Organisation" gehen, auf "Profile" klicken und überprüfen, ob die Registerkarten "Benutzer" und "Organisationseinheit" korrekt ausgefüllt sind. Möglicherweise müssen Sie auch auf die Schaltfläche "Organisationseinheit auswählen" in der Multifunktionsleiste klicken, um die richtige Organisationseinheit auszuwählen. Sobald dies geschehen ist, können Sie in der gelben Leiste "OK" bestätigen, um zu prüfen und zu bestätigen, ob hier alles korrekt ist. Dies ist eine einmalige Sache, die Sie nur einmal tun müssen.
Nun können Sie Ihr persönliches Profil bearbeiten, aber beachten Sie, dass die Daten hier jede Nacht aus dem Active Directory (AD) gezogen werden - es gibt also einige Felder, die, wenn Sie sie bearbeiten, jede Nacht überschrieben werden. Diese Felder befinden sich jedoch hauptsächlich auf der Registerkarte Organisationseinheit. Aber auch wenn Sie einen Fehler finden, z. B. bei Ihrem Namen, empfehlen wir Ihnen, ihn nicht hier zu korrigieren, sondern sich an den Service Desk oder Helpdesk Ihrer Organisation zu wenden, um die Information direkt an der Quelle - dem AD - korrigieren zu lassen. Und warum? Weil das AD auch für andere Anwendungen eine wichtige Datenquelle ist. Und nicht nur für primedocs. Es ist also sinnvoll, Fehler im AD zu korrigieren, damit es überall korrekt ist.
Registerkarte “primedocs”
Neben den beiden oben erwähnten Registerkarten gibt es noch die Registerkarte "primedocs", die es Ihnen ermöglicht, die Sprache von primedocs zu ändern, die Farbe der Benutzeroberfläche zu ändern und die primedocs-Instanz zu wechseln (z. B. von der TEST- zur PROD-Umgebung zu wechseln, wenn Sie die Rechte dazu haben oder die Notwendigkeit dazu besteht).
Es gibt noch weitere Funktionen, die hier besprochen werden können, aber heben wir uns diese für einen späteren Abschnitt auf, in dem wir uns alle Funktionen im Detail ansehen.