Sie möchten Ihre Vorlage einem Benutzer, einer Benutzergruppe oder einer Organisationseinheit freigeben? Lesen Sie hier weiter.

Konzept

Klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen. Das Fenster Vorlagenberechtigungen wird geöffnet.

Die Vorlagenberechtigungen regeln, welcher Benutzer oder welche Benutzergruppe und welche Organisationseinheit eine Vorlage sehen.

Berechtigungen werden immer auf eine Vorlage angewendet, das heisst, es gibt keine Vorlagengruppenberechtigungen.

Eine Berechtigung besteht aus zwei Faktoren: der Benutzerberechtigung und der Organisationseinheit-Berechtigung. Die Benutzerberechtigung wird über die Registerkarte Gruppen oder Benutzer geregelt, die Organisationseinheit-Berechtigung über die Registerkarte Organisationseinheiten.

Damit ein Benutzer eine Vorlage sieht, müssen beide Faktoren erfüllt sein:

unter Gruppen oder Benutzer muss der Benutzer selbst (oder eine Windows-Gruppe oder primedocs-Gruppe, in welcher er ist) berechtigt sein.
unter Organisationseinheiten muss die Organisationseinheit, welcher das Profil des Benutzers freigegeben ist, berechtigt sein.

Beispiel: Ein Benutzer A ist im Menü Gruppen oder Benutzer berechtigt. Sein Profil gehört der Organisationseinheit Y an. Die Vorlage ist für die Organisationseinheit X freigegeben aber nicht für Y. → Der Benutzer A wird die Vorlage nicht sehen. Damit er die Vorlage sieht, muss unter Organisationseinheiten die Organisationseinheit Y berechtigt werden.

Register “Gruppen oder Benutzer”

1A) Benutzer für Vorlage berechtigen über die Schaltfläche “Hinzufügen”

Um einen Benutzer zu berechtigen, klicken Sie im Fenster Vorlagenberechtigungen auf Hinzufügen (A).

Das Fenster Benutzer & Gruppen wird geöffnet.

Sie haben die Möglichkeit, einzelne Benutzer oder ganze Benutzergruppen zu berechtigen (1). Benutzergruppen umfassen sowohl Windows-Gruppen aus dem AD sowie im Dashboard konfigurierte primedocs Gruppen.

Suchen Sie nach dem Benutzer oder der Benutzergruppe über das Suchfeld und Klick auf Suchen oder Enter-Taste (2).

Die Benutzerberechtigung erkennt alle primedocs Benutzer, also alle Benutzer, für die über das Active Directory (AD) ein valider primedocs-Benutzer erstellt wurde.

Möchten Sie einfach generell alle Benutzer berechtigen? Klicken Sie auf Alle Benutzer berechtigen (3). So wird die Gruppe Authentifizierte Benutzer eingefügt. Dies ist auch die Standardeinstellung für neu erstellte Vorlagen.

Dieser Dialog kommt Ihnen bekannt vor? Es ist derselbe Dialog, der auch schon beim Freigeben von Profilen angezeigt wird: https://primesoft-group.atlassian.net/wiki/spaces/PD/pages/35454977/primedocs-App+-+Registerkarte+Organisation#Profil-suchen

Weiter zu Benutzer berechtigen.

1B) Benutzer für Vorlage berechtigen über die Schaltflächen “Kopieren/Einfügen”

Öffnen Sie den Vorlageneditor einer Vorlage, die bereits die korrekten Benutzerberechtigungen hat.
Klicken Sie auf Berechtigungen.
Klicken Sie im Fenster Vorlagenberechtigungen auf Kopieren.
Öffnen Sie den Vorlageneditor der Vorlage, in welcher Sie Berechtigungen setzen möchten und gehen Sie in das Fenster Vorlagenberechtigungen.
Klicken Sie auf Einfügen.

Weiter zu Benutzer berechtigen.

2) Benutzer berechtigen

Möchten Sie nicht alle Benutzer sondern einzelne Benutzer/Benutzergruppen berechtigen, entfernen Sie zuerst die Gruppe "Authentifizierter Benutzer" mit der Schaltlfläche Entfernen.

Es stehen Ihnen nun die Berechtigungsstufen Verwenden und Ändern zur Auswahl:

Setzen Sie Berechtigungen, indem Sie indem Sie ein Gutzeichen ✔️ setzen oder verweigern Sie Berechtigungen, indem Sie ein Kreuz❌ setzen. Bestätigen Sie anschliessend mit Klick auf OK.

Verwenden: Geben dem Benutzer/Benutzergruppe Verwenden-Rechte, wenn er die Vorlage sehen und verwenden darf.
Ändern: Geben Sie dem Benutzer/Benutzergruppe Ändern-Rechte, wenn er auch Vorlagenadministrator ist und die Vorlage bearbeiten darf.

Ein Benutzer, der nicht Vorlagenadministrator ist, kann eine Vorlage nicht bearbeiten, auch wenn er die Rechte zum Ändern hat.

Spezielle Kombinationen

Die Kombination, dass ein Benutzer Ändern-Rechte hat aber keine Verwenden-Rechte, ist nicht möglich.
Ein Eintrag mit der Kombination nicht Verwenden und nicht Ändern wird gelöscht.

TIPP
Bei neu erstellten Vorlagen ist die Standardeinstellung die Gruppe Authentifizierte Benutzer mit Verwenden- und Ändern-Rechten.

Register “Organisationseinheiten”

Über die Registerkarte Organisationseinheiten wird die Organisationseinheit-Berechtigung gesetzt.

Sie haben drei Möglichkeiten (A):

Erben: Die Organisationseinheit erbt die Einstellung der Organisationseinheit über ihr, entweder Erlauben (geerbt) oder Verweigern (geerbt).
Erlauben: Der Organisationseinheit wird diese Vorlage ausdrücklich erlaubt.
Verweigern: Der Organisationseinheit wird diese Vorlage ausdrücklich verweigert.

Bei neu erstellen Vorlagen ist der Eintrag Alle auf Erlauben gesetzt und alle Organisationseinheiten erben von diesem Eintrag. Das ist auch der Zustand der über den Button Alle zurücksetzen (B) erreicht wird.

Haben Sie die Einstellungen gemacht, bestätigen Sie anschliessend mit Klick auf OK.