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Generell gilt, dass eine Vorlage mehrere Versionen besitzen kann, wobei alle Versionen über die eindeutige "TemplateId" verbunden sind. Wird eine neue Version einer vorhanden Vorlage erstellt, werden alle Daten kopiert. Eine Version wird manuell angelegt.
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Um die richtige Vorlagenversion während der Dokumenterzeugung zu wählen, muss eine Version entsprechend markiert werden:
"Veröffentlicht"/"Published": Diese Vorlagenversion ist die öffentliche Version, die für alle Benutzer sichtbar ist.
"Entwurf"/"Draft": Diese Vorlagenversion wird zum Testen benutzt und ist nur für Vorlagen-Administratoren sichtbar.
"Unspecified": Diese Vorlage ist weder als "Draft" noch "Published" definiert (in der Regel eine alte Vorlagenversion).
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Für die Document Engine gibt es drei verschiedene Arten, eine Vorlage zu öffnen:
"Dokument": Die Vorlage wird benutzt, um ein neues Dokument zu erstellen. Beispielsweise wird sie direkt im Client ausgewählt und ein neues Dokument generiert.
"Editor": Die Vorlage wird aus dem Vorlageneditor im entsprechenden Editor geöffnet.
"Dokument testen": Um eine Vorlage zu testen, wird ein Dokument aus dem Vorlageneditor mittels "Dokument “Dokument testen" erzeugt. Technisch gesehen, ist das der genau gleiche Vorgang, wie wenn ein Dokument generiert wird.
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Normale Dokumenterzeugung – "Dokument":
Generiert man als Benutzer ein Dokument (= Erzeugungsart "Dokument") wird die als "veröffentlicht" markierte Version der Vorlage genommen. Etwaige Abhängigkeiten, z. B. Layoutvorlagen oder Style-Vorlagen, werden auch als "veröffentlicht" aufgelöst. Die Erzeugungsart "Dokument" ist nur mit "veröffentlicht" markierten Vorlagen erlaubt. Möchte man Änderungen testen, gibt es den "Dokument testen"-Button.
Änderung an einer aktuell freigegebenen Vorlage – "Editor" und "Veröffentlicht":
Editiert der Vorlagenbearbeiter eine bereits freigegebene Vorlagenversion (= "veröffentlicht") werden alle Abhängigkeiten ebenfalls als "veröffentlicht" aufgelöst. Die Variante hier ist nur für überschaubare Änderungen empfohlen. Bei grösseren Änderungen sollte stets eine neue Version angelegt werden.
Änderung an einem Style und Testen der Auswirkungen:
Der Vorlagenbearbeiter kann eine neue Version der Style-Vorlage anlegen. Diese Version wird automatisch als "Entwurf" markiert. Um die Änderungen in einer Inhaltsvorlage zu prüfen, kann der Vorlagenbearbeiter nun über "Dokument testen" ein Testdokument erzeugen. Dadurch wird der "Entwurf"-Style als Abhängigkeit aufgelöst.
Hinzufügen eines neuen Styles und nutzen des Styles in einer neuen Layoutversion:
Möchte man einen neuen Style zu einer bestehenden Style-Vorlage hinzufügen und den Style auch in einer übergeordneten Layoutvorlage nutzen, kann vom Style als auch von der Layoutvorlage jeweils eine neue Version angelegt werden. Beide neuen Versionen sind automatisch als "Entwurf" gekennzeichnet. Wird nun der "Editor" von der Layoutvorlage gestartet, wird der geänderte ebenfalls im "Entwurf"-Modus befindliche Style geladen. Wenn die Änderungen abgeschlossen sind, können beide Versionen gemeinsam als "veröffentlicht" gekennzeichnet werden.