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Profilverwaltung
Standardprofil
Bei der ersten Nutzung von primedocs wird automatisch ein Profil erstellt. Dieses Profil kann gegebenenfalls noch ergänzt und einer Organisationseinheit zugewiesen werden.
Gehen Sie im Menü Organisation zur Kategorie Profile.
Prüfen Sie alle Eingaben und ergänzen Sie gegebenenfalls Ihre Daten.
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Beachten Sie, dass manuell angepasste Felder nicht mehr überschrieben werden, bis Sie diese wieder auf “vererben” zurückstellen oder erneut manuell anpassen. |
Die hier im Profil angezeigten Benutzerdaten werden von den Benutzerdaten unter “Benutzer” vererbt und sollten nur falls wirklich notwendig überschrieben werden (z. B. für eine andere Funktion in einer anderen Organisationseinheit). Sind Ihre Daten grau dargestellt, bedeutet dies, dass sie von den Benutzerdaten übernommen wurden. Werden die Daten hingegegen schwarz dargestellt, wurden diese im aktuellen Profil manuell überschrieben und angepasst.
Organisationseinheit zuweisen
Mit einem Klick ins Menü Organisation und anschliessendem Klick auf Organisationseinheit zuweisen können Sie die Ihnen zugewiesenen Organisationseinheiten auswählen. Wenn lhre Organisationseinheit nicht freigegeben ist, wenden Sie sich bitte an Ihren firmeninternen primedocs-Support.
Neues Profil erstellen
Wählen Sie im Menü Organisation die Schaltfläche “Neues Profil”. Geben Sie dem neuen Profil eine eindeutige Bezeichnung, damit Sie dieses später eindeutig erkennen können. Geben Sie anschliessend alle erforderlichen Daten ein und speichern Sie Ihre Angaben, damit es in der Liste auf der linken Seite erscheint.
Profil kopieren und bearbeiten
Generell steht Ihnen immer das Standardprofil zur Verfügung. Falls Sie ein zusätzliches Profil benötigen (wenn Sie z.B. für eine weitere Abteilung arbeiten), können Sie Ihr Standardprofil bzw. das momentan selektierte Profil im Menü Organisation kopieren.
Geben Sie dem duplizierten Profil nun eine neue Bezeichnung und füllen Sie das neu erstellte Profil mit Ihren geänderten Angaben (z.B. andere Organisationseinheit oder Position) aus. Kontrollieren Sie das neue Profil und speichern Sie es ab. Ab sofort stehen Ihnen zwei Profile zur Auswahl. Sie können jederzeit zwischen den beiden Profilen wechseln, egal ob im Client oder im offenen Dokument.
Bitte beachten Sie, dass das Unterschriftenprofil des ursprünglichen Profils mitkopiert wurde. Das bedeutet, dass alle Anpassungen des Originalprofils in ihr neu erstelltes Profil übertragen werden. Um diesem Verhalten vorzubeugen, löschen Sie das mitkopierte Unterschriftenprofil und übernehmen Sie das Unterschriftenprofil analog zum neu erstellten Profil.
Neues Profil erstellen und Zusätzliche Profile hinzufügen
Möchten Sie ein neues Profil erstellen, das Sie verwenden können zum Unterschreiben mit Ihrem/Ihrer Vorgesetzten (oder mehreren Personen)?
Erstellen Sie dafür zunächst ein neues Profil. Passen Sie nun die Zusätzlichen Profile (1) an. Um weitere Profile hinzuzufügen, klicken Sie auf “Zusätzliche Profile verwalten” (2).
Es öffnet sich die Verwaltung der Zusätzlichen Profile. Hier können Sie beliebig viele zusätzliche Profile von Ihren Kollegen, die Ihnen freigegeben wurden, hinzufügen.
Sie können nach Profilen suchen, indem Sie im Suchfeld den entsprechenden Profilnamen eingeben und die Suche starten mittels Enter-Taste oder Klick auf das Lupen-Symbol.
Fügen Sie ein Profil hinzu, indem Sie im oberen Bereich einen Doppelklick auf das gewünschte Profil machen. Alternativ klicken Sie ein Mal auf das gewünschte Profil und wählen dann die Schaltfläche in der Mitte mit den beiden nach unten führenden Pfeilen.
Sie können ein Profil entfernen, indem Sie im unteren Bereich zuerst das zu entfernende Profil per Klick anwählen und dann rechts auf die Minus-Schaltfläche klicken.
Die Positionen der Profile können Sie mittels Verschieben mithilfe der Pfeil-Tasten im unteren Bereich rechts anpassen. So beeinflussen Sie je nach Vorlage die Positionen von Unterschriften in einem Brief. Wählen Sie dazu per Klick das gewünschte zusätzliche Profil aus und betätigen Sie entweder die Pfeil-Schaltfläche nach oben oder die Pfeil-Schaltfläche, welche nach unten zeigt.
Verlassen Sie den Dialog mit Klick auf OK.
Die Unterschrift des Benutzers auf der oberen Position erscheint später links auf dem Dokument: ihm ist also der linke Platz für die Unterschrift zugewiesen. Jene des Benutzers darunter erscheint rechts daneben auf dem Dokument.
Geben Sie eine eindeutige Bezeichnung für dieses Profil an und speichern Sie anschliessend Ihre Änderungen.
Zusätzliche Profile anwenden
Wählen Sie nun im Menü Vorlagen das entsprechende Profil, das Sie soeben erstellt haben und generieren Sie Sie das gewünschte Dokument.
Im Dokument sind Ihre persönlichen Kontaktdaten als Absender und Ersteller des Dokuments angegeben (Ausnahme: andere kundenspezifische Konfiguration). Am Ende des Dokuments erscheinen die beiden Unterschriften.
Eigenes Profil freigeben
Möchten Sie Ihr Profil für andere Mitarbeitende freigeben, damit diese in lhrem Namen Dokumente erstellen können oder Ihre Unterschrift verwenden können?
Gehen Sie im Menü Organisation links im grauen Bereich auf Profile und klicken Sie auf das freizugebende Profil. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Profile freigeben (1) und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit Klick auf Hinzufügen.
Profil suchen
Geben Sie den Benutzernamen der Person ein, welche auf Ihr Profil zugreifen darf.
Es kann auch nach ganzen Benutzergruppen gesucht und das Profil diesen Benutzergruppen freigegeben werden.
Alternativ können Sie Ihr Profil auch allen Benutzern freigegeben mit Klick auf die Schaltfläche “Alle Benutzer berechtigen”.
Profile werden immer anderen Benutzern freigegeben, nicht anderen Profilen.
Doppelklicken Sie auf den gewünschten Eintrag oder selektieren Sie den gewünschten Eintrag und klicken Sie dann auf OK.
Berechtigungen geben
Wählen Sie nun die entsprechenden Berechtigungen. Für die Berechtigung anderer Benutzer stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung. Diese Optionen sind meistens im Einsatz zum Unterschreiben in Briefen oder im Zusammenhang mit Stellvertretendenrollen.
Darf mich als Mitunterzeichnenden verwenden, aber ohne Unterschriftsbild: Gibt Ihr Profil zur Nutzung in Dokumenten ohne Unterschriftsbild frei.
Darf mich als Mitunterzeichnenden verwenden inklusive Unterschriftsbild: Gibt Ihr Profil zur Nutzung in Dokumenten mit Unterschriftsbild frei.
Darf mich im Schriftverkehr stellvertreten: Gibt Ihr Profil mit der Option frei, dass immer noch erkennbar ist, wer das Dokument verfasst hat. Bei classic-Dokumenten setzt dies voraus, dass der Autor in der Vorlage hinterlegt ist (je nach Kundenlösung, z.B. durch Kürzel).
Darf im Schriftverkehr meine Identitit annehmen: Gibt Ihr Profil mit allen Optionen frei. Die Person darf Dokumente vollständig in Ihrem Namen erstellen. In diesem Fall ist es nicht ersichtlich, dass das Dokument von einer anderen Person erstellt wurde.
Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK und speichern Sie Ihr Profil.
Synchronisieren
Um Ihre Profilfreigabe schneller zu Übertragen, klicken Sie mit der Maus im Client auf “Letzte Aktualisierung [Datum] [Uhrzeit]” in der Leiste unten rechts. Wählen Sie im sich öffnenden Fenster nun die Option Synchronisieren. Tut die Person, der Sie Ihr Profil freigegeben haben, dasselbe, erhält sie Ihre Profilfreigabe in Sekunden.
Fremdprofile verwenden
Sie möchten im Namen Ihres Vorgesetzten oder eines Mitarbeitenden einen Brief erstellen?
Klicken Sie dazu im Menü Vorlagen auf Ihr Profilbild.
Wählen Sie danach im Bereich Fremde Profile das gewünschte Fremdprofil (z.B. jenes Ihres Vorgesetzten), in dessen Namen Sie ein Dokument verfassen möchten.
Ab jetzt erstellen Sie alle Dokumente, die Sie generieren, mit dem ausgewählten Profil, bis Sie es wieder wechseln - es sei denn, Sie wählen im offenen Dokument ein anderes Profil.
Fremdes Profil anpinnen
Wurde Ihnen mehrere Profile freigegeben und möchten Sie die meistgenutzten Profile immer griffbereit haben? Fremdprofile können Sie anpinnen. Klicken Sie dazu im Menü Vorlagen nach einem Klick auf Ihr Profilbild im Bereich “Fremde Profile” auf die unterste Option Fremde Profile verwalten.
Im sich öffnenden Fenster wählen Sie das gewünschte Profil aus der Liste oder suchen danach mittels Eingabe im Suchfeld.
Bewegen Sie Ihre Maus über das Profil, das Sie anpinnen möchten und wählen Sie Anpinnen (A). Um einen gepinntes Profil zu entfernen tun Sie dasselbe aber wählen Entfernen (B). Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit Klick auf Speichern.
Klicken Sie nun erneut auf Ihr Profilbild, wird das gepinnte Profil in der Liste der Fremden Profile mit einem Pin-Symbol angezeigt und befindet sich in der Liste immer zu oberst.
Feldoptionen
Im Folgenden werden die weiteren Schaltflächen im Menü Organisation erklärt:
Übernahme von Vater
Die Schaltfläche "Übernahme vom Vater" ist aktiviert, wenn Sie sich in einem Profil in einem Feld befinden, das Sie geändert haben. Der Text dieses Feldes ist daher schwarz. Klicken Sie auf die Schaltfläche, wird der Inhalt des Feldes auf den Wert zurück zurückgesetzt, der unter Benutzer steht. Das heisst, das Feld ist nun wieder direkt vom Active Directory abhängig und wird automatisch jede Nacht mit dem Active Directory synchronisiert; die Schaltfläche ist also eine Art "Reset"-Schaltfläche für Profilfelder.
Bildverwaltung
Bevor wir die drei Schaltflächen zur Bildverwaltung besprechen, werfen wir einen Blick auf den rechten Teil des Hauptbereichs. Dort sind in der Regel alle Bildfelder hinterlegt und in den meisten Fällen befinden sich hier zwei Bildfelder: das eine für Ihr Profilbild, das andere für Ihr Signaturbild.
Wenn Sie nun eines dieser Bildfelder auswählen, werden im Menüband oben unsere drei Schaltflächen zur Bildverwaltung verfügbar. Die drei Schaltflächen erreichen Sie auch durch Rechtsklick auf das Bild.
Das sind die Funktionen der drei Schaltflächen:
Bild einfügen
Mit Bild einfügen wird der Grafik einfügen-Dialog geöffnet, in welchem Sie im Datei-Explorer ein Bild auswählen können, das in das Feld eingefügt werden soll. Je nach Feld benötigen Sie ein Profilbild oder ein Bild Ihrer eingescannten oder via Tablet gespeicherten Unterschrift.
Bild löschen
Mit Bild löschen wird das hinterlegte Bild aus dem Feld entfernt.
Bild exportieren
Mit Bild exportieren können Sie das hinterlegte Bild mittels Datei-Explorer abspeichern.